Kommunikations- und Kollaborationslösungen Teil 1: E-Mail

Kommunikation muss jederzeit verfügbar sein

Wenn sie heute ein neues Unternehmen gründen, dann sollten sie von Beginn an eine flexible und ausbaufähige Kommunikations- und Kollaborationslösung andenken. Schnell ändern sich ihre Anforderungen und bereits ab zwei Mitarbeitern ist eine Lösung, die das Zusammenarbeiten erleichtert von großem Vorteil. Je größer ihr Unternehmen wird, umso wichtiger werden Funktionen wie gemeinsame Kalender, Kontakte und Ordner. Wir haben für sie alle wichtigen must-haves einer guten „Collaboration-Suite“ zusammengefasst:

Plattformübergreifend und leicht zu bedienen

• BYOD: auch Business-User bringen ihre eigenen Geräte mit zur Arbeit. Es ist daher wichtig, dass möglichst alle auf dem Markt befindlichen Mobilgeräte, von iPhones bis Android- und Windows-Smartphones unterstützt werden. Dabei sollte die Einbindung der Geräte auch ohne IT-Fachmann durchführbar sein.
• Eine leistungsfähige Web-App sollte einen Großteil der Funktionen abdecken, die auch durch einen Desktop-Mailclient angeboten werden (desktop-like experience).
• Selbstverständlich muss ihre Lösung auf allen Endgeräten den exakt gleichen Datenstand anzeigen, d.h. wenn sie auf ihrem Smartphone einen Kontakt ändern, dann muss der auch automatisch Sekunden später auf ihrem Desktop geändert sein. Das gleiche gilt für Mails und Kalendereinträge

Diese E-Mail-Funktionen sind businessrelevant:

• Business E-Mail Adresse (vorname.nachname@deinefirma.at). Wichtig: die Domäne ihres Unternehmens soll auch als Maildomäne eingerichtet werden können.
• mehrere E-Mailadressen und Aliasadressen pro Benutzer
• Die Möglichkeit E-Mail Ordner und Kalender mit anderen zu teilen und frei zu geben
• Automatische Abwesenheitsnachrichten und Weiterleitungsregeln, je mehr Automatismen umso mehr Zeitersparnis
• Nachrichtenfilter und Regeln auf Serverebene, Regeln auf Clientseite sind bei der Verwendung mehrerer unterschiedlicher Endgeräte nicht praktikabel
• Möglichkeit Nachrichten mit Workflows zu verknüpfen um z.B. Attachements automatisch auf einen Fileserver zu kopieren.
• Kennzeichnung von Nachrichten mit Flags und Pins
• Unterstützung mehrerer Sprachen
• Volltextsuche und Suchoptionen
• Echtzeitsynchronisation mit allen Endgeräten

Sicherheit und Compliance – Unterschiede zu privaten Anforderungen

E-Mails, als unternehmenskritische Informationsträger müssen noch viel mehr als private Kommunikation vor Datenverlust und illegalem Ausspähen geschützt werden. Geschäftsdokumente und das sind alle Nachrichten mit geschäftlichen Inhalt müssen darüber hinaus auch für eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung dieser gesetzlichen Vorgaben innerhalb eines Betriebes liegt bei der Geschäftsführung. Gute Kommunikationslösungen bieten daher folgende Sicherheits- und Archivierungsfunktionen an:

• verschlüsselte Nachrichtenübermittlung
• Journaling, d.h. jede empfangene oder gesendete Nachricht wird in einem eigenen Archiv nochmals abgelegt
• Richtliniengesteuerte Archive, d.h. Mails, die bestimmten Mustern entsprechen werden automatisch vor versehentlichem Löschen geschützt und archiviert.

Eine technisch einfache und gleichzeitig auch rechtskonforme Archivierung von Geschäftsmails kann recht schnell sehr komplex werden. Damit auch kleine und mittelständische Unternehmen die richtigen Kommunikationslösungen einsetzen, bieten IT-Dienstleister professionelle Beratung bei der Auswahl an.

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