Kenne deinen Kunden – durch Kommunikation & KYC

KYC oder Know Your Customer (zu Deutsch: Kenne Deinen Kunden) ist die Bezeichnung für eine vorgeschriebene Legitimationsprüfung von bestimmten Neukunden zur Verhinderung von Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung.

Als Steuerberater müssen wir VOR der Beauftragung ein so genanntes KYC-Profil (Know Your Customer) vom künftigen Kunden erstellen. Wir sind dazu verpflichtet, abzufragen, ob es bei dem potenziellen Klienten Auffälligkeiten gibt.  Auf Basis eines ausgefüllten KYC Profils sind die Compliance-Auflagen durchzuchecken. Dafür gibt es bei der Steuerberater-Kammer ein eigenes Tool.  Wir geben Namen und Geburtsdatum sowie Aktionsgebiet (z.B. Österreich, Deutschland…) ein und suchen dann, ob es relevante Einträge gibt. Manchmal dauert es, bis der Compliance Check vollständig ist.

Verpflichtung zur KYC Prüfung?

In Österreich müssen folgende Branchen und Berufsstände eine KYC Prüfung ihrer Kunden machen:

• Finanzinstitute

• Kreditinstitute

• Casinos und elektronische Spielbanken

• Rechtsanwälte & Notare

• Immobilienmakler

• Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, externe Buchprüfer

• alle Unternehmen, die Zahlungen von EUR 15.000 oder mehr entgegennehmen

Als politisch exponierte Person (PEP) werden Politiker sowie Personen im unmittelbaren Umfeld eines Politikers bezeichnet, die bei Geldwäsche strengeren Anforderungen unterliegen als Normalbürger. Verstärkte Sorgfaltspflichten in Hinblick auf politisch exponierte Personen sind zukünftig durch das Finanzmarkt-Geldwäschegesetz auch auf inländische politisch exponierte Personen anzuwenden.

Welche Inhalte muss eine KYC Prüfung haben?

• Vorlage des gültigen amtlichen Lichtbildausweises & Überprüfung der Daten

• Vergleich des Kunden & Vergleich der Unterschrift mit dem vorgelegten amtlichen Lichtbildausweis

• Kopie des gültigen amtlichen Lichtbildausweises

Identifiziert werden müssen das Unternehmen selbst, die vertretungsbefugte Person oder Personen und der wirtschaftlicher Eigentümer des Unternehmens. Notwendige zu erfassende Daten sind:

• Name

• Adresse

• Sitz

• Rechtsform

• Registernummer

• Unternehmensgegenstand

• vertretungsbefugte/geschäftsführende Organe

• Firmenbuchauszug

• Handelsregisterauszug

• Satzung, Gesellschaftsvertrag, Stiftungsurkunde

Die Überprüfung der Mittelherkunft erfolgt grundsätzlich durch eine Plausibilitätsprüfung der Kundenangaben. Der Kunde muss im Vertrag und Gesprächsprotokoll Angaben zur Herkunft der zu veranlagenden Geldmittel und zu seinen Vermögensverhältnissen machen.

• Vertrag und Gesprächsprotokoll

• Kopie amtlicher Lichtbildausweis aller Kunden & ihrer Vertreter (Eltern, Sachwalter, usw.)

• geeignete Dokumente zu Grund & Nachweis der Stellvertretung

• eventuell Herkunftsnachweis

• Vertrag und Gesprächsprotokoll

• Firmendaten (Registerauszug)

• Kopien amtlicher Lichtbildausweis der vertretungsbefugten Personen

• Vollmacht der vertretungsbefugten Personen (wenn nicht in  Firmendaten ersichtlich)

• Belege zum wirtschaftlichen Eigentümer (wenn nicht in Firmendaten ersichtlich)

• eventuell Herkunftsnachweis

Die Identifizierung des Kunden und der Mittelherkunft muss vor Beginn der Geschäftsbeziehung ordnungsgemäß abgeschlossen sein.