Wie können KMU den Anforderungen der modernen Arbeitswelt gerecht werden?
Ein Blick auf Desktop- und Cloud-basierte Dokumentenlösungen.
Des Einen Freud, des Anderen Leid…
Produktivitätssteigernde Produkte, die eine Arbeitserleichterung bieten und in eine flexible und mobile Welt eingebunden werden, sind bei MitarbeiterInnen beliebt. Problemlösung, die über das interne IT-Angebot nicht sofort möglich ist, wird online oder mit Apps versucht. Innerhalb von Minuten sind Lösungsansätze gefunden und Probleme behoben. Die Probleme der IT-Abteilung beginnen jedoch erst.
Ein Außendienstmitarbeiter spart sich mit seinem iPad viel Zeit, kann mehr Geschäfte abschließen und die Kundenzufriedenheit erhöhen, wenn er schnellen Zugang zu Daten hat. Wichtige Unterlagen speichert er z.B. in einem privaten Cloud-Ordner. Mitarbeiterbedürfnisse werden erfüllt, ohne auf eine Genehmigung warten zu müssen.
Aus IT-Sicht ist es sicherer, solche Schnelllösungen zu unterbinden. Nimmt man den MitarbeiterInnen die Möglichkeit schneller und flexibler zu arbeiten, kann es zu Unzufriedenheit kommen. Der Zugang zu SaaS- Lösungen (Software as a Service) unterstützt die Mobilität. Die Kombination aus traditioneller, standortgebundener Software und Cloud- Diensten von Drittanbietern wird auch in Zukunft den Unternehmensalltag bestimmen.
Effiziente Lösungen, die den Bedürfnissen der MitarbeiterInnen entgegenkommen:
- Leistungsstarke und nahtlose Integration von Apps mit traditioneller, standortgebundener Software.
- Ausführung rechenintensiver Aufgaben auf dem Desktop bei gleichzeitiger Nutzung wichtiger Funktionen auf mobilen Endgeräten.
- Mehrere Apps gleichzeitig ausführen, zwischen ihnen wechseln und App-übergreifende Funktionen (Kopieren und Einfügen) ausführen.
- Hohe Anwenderfreundlichkeit auf allen Geräten und für alle Betriebssysteme.
- Synchronisierung von Dokumenten über die Cloud, unter Einhaltung der Sicherheitsstandards des Unternehmens.
- Nutzung mehrerer Endgeräte und Unterstützung der IT zur inimierung von Sicherheitsrisiken und Datenverlusten.
- Derzeit verfügbare Funktionalität nutzen, ohne von auferlegten Sandards der IT-Abteilung eingeschränkt zu werden.
Hybride IT-Lösungen sind schwer zu verwalten
Angesichts der Anforderungen bietet sich die Einführung eines hybriden Modells an. Einer Kombination aus traditioneller, standortgebundener Software und Cloud-Diensten von Drittanbietern. Diese Lösung wird immer stärker umgesetzt. Die Integration ist jedoch schwierig:
- Die Bereitstellung und Lizenzierung der Software.
- Tools für Desktop-Applikationen (SCCM und Active Directory) sind ü SaaS-Lösungen meist nicht geeignet.
- Cloud-Dienste verlangen nach einem größeren Verwaltungsaufwand.
- Die Erfüllung von Sicherheitsanforderungen wird erschwert, einige Briche entziehen sich der Kontrolle der IT.
- Cloud-Dienste sollten als Desktop-Version erhältlich sein, um mit etauten und bewährten Tools verwalten werden zu können.
Warum nicht komplett auf Cloud-Dienste umsteigen?
Die Schwierigkeiten bei der parallelen Verwaltung von SaaS- und Desktop- Applikationen, sowie die Vorteile der Cloud für die MitarbeiterInnen, legen einen vollständigen Umstieg auf Cloud-Dienste nahe. Ac enn SaaS-Lösungen die benötigte Funktionalität abdecken, werden sie den Standards einer Unternehmens-IT nicht gerecht. Die Bereitstellung benötigter Tools und das Schützen der KMU vor Sicherheitsverletzungen und Ausfällen, sind Aufgabe der IT. i olständiger Umstieg auf die Cloud ist deshalb problematisch:
- Durch fehlende zentrale Verwaltung der Cloud sind KMU dem Risiko drMsachtung gesetzlicher Auflagen ausgesetzt.
- Die Nichteinhaltung von Richtlinien zum Datenschutz kann die eteebsfähigkeit gefährden. Durch mobile Endgeräte gelangen vrruihe Informationen leicht jenseits der Firewall.
- Backups und Wiederherstellungen nach einem Systemabsturz müsni er Verantwortung der IT-Abteilung bleiben.
- Die IT-Abteilung muss über Updates informiert sein und zu früheren Verinnzrückkehren können.
- Cloud-Lösungen sollten gezielt auf Nutzerbedürfnisse zugeschnitten sein ih ur auf Unternehmensanforderungen.
Cloud-basierte Apps überfluten den Markt, da sie relativ einfach zu entwickeln und bereitzustellen sind. Das Prüfen der Angebote auf Sicherheitsaspekte ist sehr zeitintensiv, meist fehlen Erfahrungen und Rezessionen. Vielversprechende von kurzlebigen Lösungen zu unterscheiden, ist schwierig.
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