Stolz wie Oscar – zum ersten Mal Personal!

Andrea Frais-Kölbl

8 Jahren ago

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Wenn Sie die erste Mitarbeiterin oder den ersten Mitarbeiter einstellen, haben Sie einiges zu bedenken. Einerseits sind da organisatorische Fragen zu klären: Was genau sind die Aufgabenbereiche? Wo richte ich einen Arbeitsplatz ein? Wie muss dieser ausgestattet sein? Was Alles braucht mein/e zukünftige/r Mitarbeiter*in? Fragen über Fragen. Allerdings müssen bei der Anstellung neuer Mitarbeiter*innen auch zahlreiche steuerrechtliche und arbeitsrechtliche Bestimmungen beachtet und erfüllt werden.

Der Lohn beziehungsweise das Gehalt müssen an den richtigen Kollektivvertrag angepasst werden.

Bei Löhnen und Gehältern handelt es sich um brutto ausgezahlte Arbeitsentgelte. Das Arbeitnehmereinkommen eines Arbeiters nennt man Lohn, hingegen das eines Angestellten Gehalt. Der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt ist nur historisch, juristisch gibt es keinen.

Ein Dienstvertrag muss erstellt werden und die Meldung bei der Krankenkasse muss erfolgen

Daher vorweg: Die Anstellung neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen kann eine komplizierte Sache werden. Auf der sicheren Seite sind Sie daher, wenn Sie bestimmte Tätigkeiten im Zusammenhang damit an Experten wie Steuerberater, Steuerberaterin oder Personalverrechner, Personalverrechnerin auslagern. Aber auch wenn sich die gesamte Personalverrechnung extern abwickeln lässt, ist es gut zu wissen, was eigentlich alles zu tun ist.

Also zunächst unterscheiden wir bei Anstellungen zwischen einmaligen und laufenden Tätigkeiten.

Und schon VORAB müssen Sie, aber nur einmal, wenn Sie erstmalig Personal beschäftigen, also wenn der Dienstgeber, die Dienstgeberin erstmalig den Dienstnehmer, die Dienstnehmerin anstellt. Sie müssen daher bei der Gebietskrankenkasse eine Beitragskontonummer für den Arbeitgeber, die Arbeitgeberin beantragen.
Dann muss bei der Gemeinde eine Abgabenkontonummer für die Kommunalsteuer beantragt werden. In Wien kann die Nummer online beantragt werden.

Einmalige Tätigkeiten bei Anstellungen

Als Basis für ein Dienstverhältnis empfehlen wir, einen Dienstvertrag aufzusetzen und beiderseits zu unterfertigen: Ein Dienstvertrag ist kein Muss, aber empfehlenswert als begründendes Element für das Dienstverhältnis. Am Besten Sie fragen den Rechtsanwalt Ihres Vertrauens, was Sie dabei beachten sollten.
Sollte kein Dienstvertrag abgeschlossen werden, ist zumindest ein Dienstzettel auszustellen – dieser ist verpflichtend!
Die für die Anmeldung erforderlichen Dokumente und Informationen müssen Sie von der zukünftigen Mitarbeiterin und dem Mitarbeiter einholen. Das sind ein amtlicher Identitätsausweis wie der Reisepass oder der Führerschein, ein Meldezettel, die Sozialversicherungsnummer – E-Card und die Bankverbindung.
Sie müssen Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen VOR Dienstantritt bei der Krankenkasse anmelden: Bei einem Verstoß gegen diese Meldeverpflichtung kann es zu einer Strafe der GKK kommen (Stichwort „Schwarzarbeit“). Die Anmeldung muss grundsätzlich mittels ELDA (Elektronischer Datenaustausch mit den österreichischen Sozialversicherungsträgern) erfolgen.
Für diese Anmeldung sind einige Entscheidungen zu treffen bzw. Eingaben zu tätigen:
•   Arbeiterin, Arbeiter oder Angestellte, Angestellterr?
•   Geringfügig/Teilzeit/Vollzeit?
•   Beitragsgruppe?
•   Alter
Tipp: Diese Anmeldung klingt zwar nicht so kompliziert, kann es aber werden. So ergeben sich z.B. bei älteren Dienstnehmer*innen teils unterschiedliche Gruppen. Hier hilft Ihnen Ihr*e Steuerberater*in weiter!
Von der Krankenkasse erhalten Sie eine Anmeldebestätigung, die Sie dem bzw. der Mitarbeiter*in aushändigen müssen.
Jede*r Dienstnehmer*in muss kollektivvertraglich korrekt eingestuft werden. Welcher Kollektivvertrag anzuwenden ist, hängt von Ihrer Gewerbeberechtigung ab. Wenn Sie nicht sicher sind, können Sie das bei der Wirtschaftskammer erfragen. Etwaige Vordienstzeiten müssen bei der Einstufung unbedingt berücksichtigt werden.
(Achtung: Bei einer nicht konformen Entlohnung drohen bei einer Prüfung Nachzahlungen und Verwaltungsstrafen.)
Wenn der bzw. die Mitarbeiter*in Anspruch auf eine Pendlerpauschale hat, muss er bzw. sie selbst das entsprechende Formular ausdrucken und bei Ihnen abgeben. Es gibt für Sie keine Verpflichtung.
Wenn der bzw. die Mitarbeiter*in Anspruch auf den Alleinverdiener- oder Alleinerzieherabsetzbetrag hat, müssen Sie die entsprechenden Formulare einholen.
Betriebliche Vorsorgekasse: Als Dienstgeber*in sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, für Ihre Mitarbeiter*innen Beiträge in der Höhe von 1,53% der Gehaltssumme an eine betriebliche Vorsorgekasse zu leisten. Dazu müssen Sie einer Vorsorgekasse beitreten. Sie haben 6 Monate Zeit, sich selbst für eine Vorsorgekasse zu entscheiden, ansonsten kommt es zu einer Zuweisung durch die Gebietskrankenkasse. Hier finden Sie eine Liste der betrieblichen Vorsorgekassen.

Laufende Tätigkeiten

Monatlich müssen die Lohnabgaben berechnet werden (Sozialversicherung, Vorsorgekasse, Dienstgeberbeitrag, Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag, Kommunalsteuer, Wiener Dienstgeberabgabe).
Das Nettogehalt bzw. der Nettolohn muss bis zum Monatsletzten an den Mitarbeiter, an die Mitarbeiterin ausbezahlt werden.
Bis zum 15. des Folgemonats ist ein Beitragsnachweis mit den monatlichen Sozialversicherungsbeträgen an die Krankenkasse zu übermitteln (online per ELDA).
Die Zahlungen an die Gebietskrankenkasse, das Finanzamt und die Gemeinde (das sind die Lohnnebenkosten) müssen bis zum 15. des Folgemonats durchgeführt werden. An das Finanzamt bezahlen Sie Lohnsteuer, Dienstgeberbeitrag und Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag.
(Achtung: Bei Überweisungen an das Finanzamt müssen die einzelnen Abgaben (L, DB, DZ) extra ersichtlich sein, da das Finanzamt sonst die Anbuchung am Abgabenkonto nicht vornehmen kann. Die meisten Online-Banking-Systeme haben eine eigene Finanzamtszahlungsvorlage. Bei der Verwendung von Telebanking sind diese Vorlagen verpflichtend zu verwenden. Sollte es nicht möglich sein, die einzelnen Beträge bei der Überweisung anzugeben, empfehlen wir, die Abgaben separat zu überweisen.)
Jede Dienstgeberin, jeder Dienstgeber hat Arbeitszeitaufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu führen. Wenn Sie vereinbaren, dass Ihre Mitarbeiter, Mitarbeiterin die Arbeitszeitaufzeichnungen führt, dann muss er oder sie eine Anleitung dafür erhalten und: Sie müssen die Aufzeichnungen kontrollieren! Die Arbeitszeitaufzeichnungen sind dem Arbeitsinspektor bei einer Überprüfung auszuhändigen. Ebenso werden bei einer GPLA (gemeinsame Prüfung aller lohnabhängigen Abgaben) diese Aufzeichnungen verlangt.
Sie sind als Dienstgeberin, Dienstgeber verpflichtet, Urlaubsaufzeichnungen Ihrer Mitarbeiter, Mitarbeiterinnen zu führen.
(Exkurs: Aktuell beträgt der Urlaubsanspruch nach dem Urlaubsgesetz 5 Wochen/Jahr. Nach 25 Dienstjahren (bis zu 12 Jahre anrechenbare Vorzeiten möglich) erhöht sich der Urlaubsanspruch auf 6 Wochen pro Jahr.)

Wird von dem Mitarbeiter, der Mitarbeiterin ein Dienstfahrzeug auch privat genutzt?

Das ist ein Sachbezug, der ebenfalls abgabenpflichtig ist. Wenn ein Dienstfahrzeug privat genutzt wird, benötigt man unbedingt den Leasingvertrag oder Kaufvertrag des PKW, sonst kann man den Sachbezug nicht berechnen. Ebenso benötigt man den Zulassungsschein des Fahrzeugs wegen des CO2 Wertes.
Benutzt der/die Mitarbeiter*in ein Dienstfahrzeug ausschließlich für betriebliche Fahrten? In diesem Fall muss ein Fahrtenbuch geführt werden, das die rein betriebliche Nutzung des Fahrzeuges nachweist. Sie sind verpflichtet, die Richtigkeit zu kontrollieren!

Also….

Neben den oben erwähnten Voraussetzungen ist auch ein gutes Betriebsklima essentiell für das Funktionieren Ihrer Firma und für die Aufnahme von weiteren Mitarbeiter*innen. Mitarbeiter*innen bleiben treu, wenn sie für Arbeitgeber*innen tätig sind, welche sie mögen und die ihnen wertschätzendes Feedback geben. Wenn Ihr/e Mitarbeiter*in sich am Montagmorgen freut, am Arbeitsplatz aktiv zum Unternehmenserfolg beizutragen, dann können Sie wertvolle Mitarbeiter*innen er- und behalten.