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Der Horror jedes Steuerberaters und jeder Steuerberaterin ist der berühmt-berüchtigte Schuhkarton voller loser Belege. Dutzende zerknüllte Rechnungen auf einem Haufen, da läuft es mir kalt den Rücken herab.
Verstehen Sie mich bitte nicht falsch…
– ganz sicher ordnet Ihre Steuerberatung gerne die Belege für Ihre Buchhaltung – aber bedenken Sie, dass dies die entsprechende Zeit in Anspruch nehmen wird und Sie dies mitunter auf Ihrer nächsten Honorarnote merken werden. Denn je mehr Zeit die/der Buchhalter, Buchhalterin dafür braucht, um herauszufinden worum es sich handelt, um die Unterlagen sinnvoll zu sortieren und um diese zu ordnen, desto mehr wird auch verrechnet werden.
Eine geordnete Buchhaltung bildet Ihr Geschäft in einer standardisierten Zahlenwelt ab. Die Buchhaltung dient in erster Linie IHREM UNTERNEHMEN, nicht nur dem Finanzamt! Denn Buchhaltung verschafft Ihnen einen Überblick über Ihre geschäftliche Lage, den Sie Nutzen sollten. Wie entkommt man also dem Schuhkarton?
Die richtige Rechnung
Wenn Sie nun in Ihrer Buchhaltung Rechnungen haben, die nicht korrekt ausgestellt sind, kann das bei einer späteren Betriebsprüfung zum Problem werden. Als Unternehmer und Unternehmerin sind Ihnen folgende zwei Arten von Rechnungen sicherlich bekannt:
Eingangsrechnungen (ER):
Diese erhalten Sie, wenn Sie Leistungen in Anspruch nehmen bzw. Produkte für Ihr Unternehmen erwerben. Enthalten die Rechnungen Umsatzsteuer, ist diese für Sie als Unternehmer und Unternehmerin ein „Durchlaufposten“. Sie dürfen die Umsatzsteuer, die Sie bezahlt haben, um Ihre Produkte und Dienstleistungen zu erstellen als Vorsteuer geltend machen. Das machen Sie monatlich bzw. quartalsweise im Rahmen der UVA (Umsatzsteuervoranmeldung).
Ausgangsrechnungen (AR)
Diese stellen Sie Ihren Kunden für die Dienstleistungen, die Sie erbracht haben bzw. die Produkte, die Sie verkauft haben, aus. Ist österreichische Umsatzsteuer zu verrechnen, beträgt der Normalsteuersatz in Österreich 20%. In einigen Sonderfällen auch 10%. Die Umsatzsteuer, die Sie in Rechnung stellen, müssen Sie ebenfalls im Rahmen der UVA (Umsatzsteuervoranmeldung) deklarieren und an das Finanzamt abführen. Sie ziehen dabei aber die Vorsteuer ab, die Sie bezahlt haben.
Rechnungen müssen je nach Betrag unterschiedliche Rechnungsmerkmale aufweisen.
Kleinbetragsrechnungen, also bis 400 € inkl. USt.
6 Rechnungsmerkmale müssen enthalten sein.
1. Name und Anschrift des Leistenden/Liefernden
2. Ausstellungsdatum
3. Beschreibung der Leistung (Art & Umfang) oder Lieferung (Art & Menge)
4. Tag oder Zeitraum der Leistung oder Tag der Lieferung
5. Entgelt für die Leistung bzw. Lieferung (brutto inkl. USt)
6. Steuersatz
Rechnungen über 400 € inkl. USt.
10 Rechnungsmerkmale müssen enthalten sein. Zu den oben erwähnten kommen noch folgende hinzu:
7. Fortlaufende Rechnungsnummer
8. Name und Anschrift des Empfängers
9. Steuerbetrag (und Entgelt – netto)
10. UID-Nummer der Leistenden/Liefernden
Rechnungen über 10.000 € inkl. USt.
Hier gibt es insgesamt 11 Rechnungsmerkmale. Es muss zu den vorherigen noch zusätzlich die UID-Nummer des Empfängers angegeben werden.
Reverse Charge Rechnungen
Hier gilt der Hinweis auf Übergang der Steuerschuld.
Legen Sie sich einen eigenen Ordner an
Beschreiben Sie jeden Ordner genau mit dem, was sich darin befindet und holen Sie sich Trennblätter, Trennblätter, Trennblätter. Also für Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Bank, für Kassa, für Kredtikartenabrechnung und für Reisekosten. Außerdem sollten Sie für jede Bankverbindung ein eigenes Trennblatt machen.
Bringen Sie für Ihre Buchhaltung die Belege in eine chronologische Reihenfolge
Hier gilt die Grundregel: alt unten, neu oben!
Nehmen wir das Beispiel der Bankbelege: Originalkontoauszüge ordnen Sie nach Auszugsdatum (also zum Beispiel der 01. Jänner ganz unten und dann auf steigend) und Onlineauszüge ordnen Sie nach Datum.
Überprüfen Sie, ob Sie alle Belege haben
Eine der wichtigsten Grundregeln für Ihre Buchhaltung ist: KEINE BUCHUNG OHNE BELEG!
Was tun, wenn ein Beleg abhandengekommen ist?
1. fordern Sie die Rechnung nach
2. sollten Sie kein Rechnungsduplikat erhalten, erstellen Sie einen Ersatzbeleg
3. Bei Bankbelegen lassen sich durch Telebanking abhanden gekommene Belege leicht rekonstruieren
Mieten und sonstige Dauerrechnungen werden meist mittels Dauerauftrag oder Einzieher abgebucht. Überprüfen Sie, ob Ihre Dauerrechnung für alle 12 Monate gilt bzw. ob alles entsprechend abgebucht wurde. Denn legen Sie eine Kopie der Dauerrechnung Ihren Buchhaltungsunterlagen bei. In der Dauerrechnung sollte zusätzlich auf den Stichtag ab dem die Rechnung gilt, sowie auf den Zeitraum für den die Rechnung gilt, hingewiesen werden.
Der letzte Tipp scheint zwar banal zu sein, oft macht er aber am meisten zu schaffen:
SCHIEBEN SIE DIE BELEGSORTIERUNG NICHT AUF DIE LANGE BANK!
Nur dann wissen Sie noch über die Geschäftsfälle und Gegebenheiten der letzten Wochen Bescheid. Abbuchungen, die nicht so eindeutig definiert oder monatlich ident sind, können so leichter zugeordnet werden. Auch eventuell anzufordernde Belegkopien sind wesentlich leichter zu erhalten. Einerseits sind diese in aller Regel auch bei Ihrem Partnerunternehmen schneller zugänglich, andererseits könnte es – wartet man zu lange – sein, dass dieses gar nicht mehr besteht.
Mit diesen einfachen Tricks haben Sie Ihre Buchhaltung besser im Blick.
Noch 2 Tipps zum Mitnehmen:
Tipp 1: Übrigens zählt zu einer geordneten Buchhaltung auch die steuerliche Aufbewahrungspflicht: Diese beträgt in aller Regel 7 JAHRE, Grundstücke betreffend allerdings 12 Jahre. Nach Vollendung des Zeitraumes können Sie die Belege vernichten. Aber bitte vollständig – sie einfach so in den Mistkübel zu werfen ist nicht zu empfehlen.
Tipp 2: Wussten Sie, dass die Buchhaltungsunterlagen auch elektronisch archiviert werden können? Die Verwendung von Belegscannern, Mikrofilmen und Datenträgern ist unter der Voraussetzung, dass die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist, erlaubt.
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