Die Arbeitszeiterfassung ist nicht nur für Unternehmen wichtig, sondern es gibt auch gesetzliche Vorgaben dafür. Früher waren analoge Aufzeichnungen Standard, auch manuell per Stechuhr wurden diese vorgenommen. Heute gibt es einfachere und günstigere Lösungen für den PC. Wie bei jeder Softwareimplementierung gibt es einiges zu beachten. Nachfolgend werden erst die gesetzlichen Rahmenbedingungen in Österreich und anschließend Excel für die Arbeitszeiterfassung betrachtet. Im Oktober-Artikel werden Softwarelösungen für die Zeiterfassung vorgestellt.
Aufzeichnungs- und Auskunftspflicht
Nach § 26 AZG Aufzeichnungs- und Auskunftspflicht Abs. 1 sind ArbeitgeberInnen verpflichtet für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben Aufzeichnungen über geleistete Arbeitsstunden zu führen. Beginn und Dauer sind dabei festzuhalten. Neben der Tagesarbeitszeit müssen auch die Wochenarbeitszeit, die tägliche Ruhezeit, Beginn und Ende der Ruhepausen und die wöchentliche Ruhezeit vermerkt werden. Abs. 2 betrifft die gleitende Arbeitszeit. Bei diesem Modell ist die Arbeitszeitaufzeichnung von den ArbeitnehmerInnen selbst zu führen. ArbeitgeberInnen sind dafür verantwortlich, dass die Aufzeichnungen ordnungsgemäß durchgeführt werden. Am Ende der Gleitzeitperiode sind die Aufzeichnungen an die ArbeitgeberInnen auszuhändigen und müssen geprüft werden. Führen die ArbeitgeberInnen die Zeitaufzeichnung, haben die ArbeitnehmerInnen ein Anrecht auf die Einsicht oder ein Exemplar der Abschrift.
Im Außendienst gibt es Sonderbestimmungen
Für die Zeiterfassung von MitarbeiterInnen im Außendienst gibt es Sonderbestimmungen. Hier ist es ausreichend nur Aufzeichnungen über die Dauer der Tagesarbeitszeit zu führen. Arbeitszeit und Arbeitsort werden im Außendienst frei bestimmt.
Die Arbeitszeitaufzeichnungen bei Gleitzeit, Außendiensttätigkeit und bei Telearbeit können durch ArbeitnehmerInnen selbst gemacht werden. Das Vertrauen in die MitarbeiterInnen ist dabei eine Voraussetzung. Einerseits sind die Arbeitszeitaufzeichnungen Grundlage der Entlohnung und andererseits haben fehlende Arbeitszeitaufzeichnungen rechtliche Konsequenzen für das Unternehmen zur Folge.
Alle Betriebe unterliegen der Aufzeichnungspflicht, auch Kleinbetriebe mit nur einem oder wenigen MitarbeiterInnen. Informieren Sie sich genau über Ihre Pflichten, denn der Arbeitsinspektor prüft die Einhaltung. Die Nichteinhaltung kann zu Strafsanktionen gegen die ArbeitgeberInnen führen.
Excel zur Arbeitszeiterfassung
Ja, auch Excel kann zur Arbeitszeiterfassung genutzt werden. Sie können eigenhändig eine Tabelle erstellen oder eine Vorlage verwenden. Bei der Selbsterstellung einer Arbeitszeittabelle ist der Aufwand höher. Sie brauchen dafür mindestens acht Spalten: Tag, Datum, Beginn, Ende, Stunde, Zeit, Betrag und Summe.
Mit diesen Spalten können einige Faktoren berechnet werden. Subtrahieren Sie „Beginn“ von „Ende“ und fügen Sie das Ergebnis in die Spalte „Stunden“ ein, um die reinen Arbeitsstunden zu erhalten. Um den Arbeitslohn berechnen zu können multiplizieren Sie „Stunden“ mit „Stundenlohn“. Daraus ergibt sich der Gesamtlohn für einen Monat. Kompliziert wird es, wenn Sie die Berechnungen für SchichtarbeiterInnen machen müssen. Greifen Sie deshalb lieber auf Excel Zeiterfassungsvorlagen zurück, denn hierfür werden fundierte Kenntnisse in Excel benötigt. Im Internet finden Sie eine Vielzahl von Vorlagen.
Timescout.net bietet beispielsweise einen Excel-Activity-Report.
Dieser Report ist eine Zeiterfassungsvorlage für Excel, OpenOffice und LibreOffice. Für den privaten Gebrauch ist die Vorlage kostenlos, für die betriebliche Nutzung kann eine Lizenz erworben werden. Zu Beginn müssen Stammdaten eingetragen werden , dafür stehen zwei Blätter für die Verwaltung der Daten zur Verfügung. In zwölf Arbeitsblättern, eines für jeden Monat, erfassen Sie die täglichen Arbeitszeiten, Krankheits- und Urlaubstage Ihrer MitarbeiterInnen. Für die Auswertung stehen vier weitere Reiter zur Verfügung: Jahres- und Kompaktübersicht, Urlaub & Krankenstand und Finanzamt. Ein weiteres Arbeitsblatt bietet Hilfestellungen.
Wie bereits Eingangs erwähnt, wird Oktober 2018 ein weiterer Artikel zum Thema Human Ressources bzw. Personal und Karriere erscheinen. Dort werden unterschiedliche Zeitaufzeichnungstools betrachtet.
Wie führen Sie die Arbeitszeitaufzeichnung für Ihre MitarbeiterInnen durch?
Quellen:
https://www.jusline.at/gesetz/azg/paragraf/26
https://www.help.gv.at/Portal.Node/hlpd/public/content/211/Seite.2110003.html
https://www.foerderportal.at/zeiterfassung/
https://www.wko.at/service/Arbeitszeit:-Aufzeichnungspflicht.html