Spätestens seit Corona wird der Begriff „Digitalisierung“ zunehmend verwendet. Doch was bedeutet Digitalisierung? Welchen großen Wandel verursacht die digitale Transformation? Was hat das mit KMUs und EPUs zu tun? Im folgenden Beitrag wird Antwort auf diese Fragen gegeben und 4 Tipps für den Weg in die Digitalisierung gezeigt.
Definition: Digitalisierung
Digitalisierung bezeichnet die Transformation analoger in digitale Informationen oder Prozesse. Anstatt einen handschriftlichen Brief zu versenden, verschickt man heute eine E-Mail oder gar eine Nachricht via Messaging App.
Strukturwandel
Die Digitalisierung scheint für die Wirtschaft Herausforderungen darzustellen. Die digitale Transformation erinnert in ihren Grundzügen an die Herausforderungen der industriellen Revolution. Die Automatisierung der Industrie durch Maschinen hat sich als produktiver und effizienter erwiesen als die Fertigung per Hand. Durch die digitale Transformation sollen neben E-Mails und Messenger Nachrichten weitere analoge Bereiche optimiert werden. Die Coronakrise hat bei Videokonferenzen eine disruptive Änderung ausgelöst. Innerhalb kürzester Zeit wurde von persönlichen Face2Face Meetings auf Online-Meetings umgestellt. Man kann davon ausgehen, dass das in Zukunft zu einem hohen Maße so bleiben wird.
Unterstützung für KMUs und EPUs
Die Digitalisierung bietet vor allem KMUs und EPUs die Möglichkeiten neue Absatzmärkte zu erobern und die Prozesse im eigenen Unternehmen kosteneffektiv zu optimieren. Das Bundesministerium für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort (BMDW) bietet Maßnahmen zur Unterstützung österreichischer Unternehmen. KMU DIGITAL ist die Digitalisierungsförderung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in Österreich. Mit KMU DIGITAL unterstützt das BMDW zusammen mit der Wirtschaftskammer Österreich (WKÖ) Unternehmen bei der Digitalisierung und bei der Bewältigung der damit verbundenen Herausforderungen.
4 Tipps
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Digitalisierung als Prozessoptimierung
Schauen Sie sich jeden Prozess in Ihrem Unternehmen an und stellen sie sich die Frage: ist eine Prozessoptimierung durch Digitalisierung an dieser Stelle möglich?
Keine Angst vor der Umstellung, gerade in kleineren Unternehmen lassen sich viele Prozesse durch einen digitalen Strukturwandel optimieren. Um die digitale Transformation erfolgreich umzusetzen, ist nachhaltiges Denken erforderlich. Einzelne Tools und Programme sind keine Heilsbringer, nur ihre optimale Integration bringt Verbesserung. Beispiel anhand einer Beobachtung aus der Praxis:
Ein Unternehmen empfängt Rechnungen via E-Mail als PDF oder bekommt die Rechnungen online zum Download zur Verfügung gestellt. Diese Rechnungen werden ausgedruckt, mit einem Eingangsstempel versehen, Datum und Unterschrift des Auftragsgebers wird notiert, dann wird das Dokument in die Buchhaltung gebracht, dort wird es einscannt und digital archiviert. Lösung: digitaler Stempel.
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Veränderung der Unternehmenskultur
Das Management muss es schaffen eine agile Unternehmenskultur zu schaffen. Es muss den Wandel anstoßen, umsetzen und täglich leben. Die Mitwirkung aller MitarbeiterInnen ist bei der digitalen Transformation gefragt. Routineprozesse werden selten hinterfragt, weil sie immer schon so erledigt wurden. Oft gibt es Alternativen, die technisch nicht wesentlich komplizierter, aber wesentlich effizienter sind. Die Digitalisierung im Unternehmen beginnt zunächst beim Personal, dieses muss Routinen durchbrechen wollen. Beispiel anhand einer Beobachtung aus der Praxis:
Ein Unternehmen hat zwar Google Docs in Verwendung, bei der Zusammenarbeit zwischen Abteilungen werden jedoch Word Dokumente erstellt und in den jeweiligen Abteilungslaufwerken abgelegt. Da jede Abteilung nur auf ihren Ordner Zugriff hat, werden die Dokumente via E-Mail in andere Abteilungen geschickt. Wird etwas geändert, muss das Dokument wieder zurück geschickt werden. So entstehen oft verschiedene Versionen des Dokumentes. Lösung: Dateien in der Cloud speichern und Zugriffsrechte vergeben.
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Kontinuierliche Optimierung
KMUs und EPUs haben einen entscheidenden Vorteil, sie sind flexibel. Wer sich dem radikalen Wandel der Digitalisierung nicht stellt, nicht agil ist und auf Richtungsänderungen zu langsam reagiert, kann schnell den Anschluss verlieren. Bekannte Beispiele sind Nokia, Blackberry oder Yahoo.
Die Digitalisierung ist keine kurzfristige Umstellung. Der Wandel ist ein Prozess, der nach und nach Verbesserungen bringt. Die vollständige Umstellung ist nie ganz erreicht, sondern bleibt ein ständiges Streben nach Verbesserung. Die Führungskräfte müssen das Team dafür begeistern immer am Ball zu bleiben.
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Maßgeschneiderte IT
Erstellen Sie eine digitale Bestandsaufnahme und erheben Sie Prozesse, die in Ihrem Unternehmen bereits IT-basiert ablaufen. Ziehen Sie neue Technologien in Betracht, die zunehmende Vernetzung von Geräten und Systemen, sowie die Automatisierung von Prozessen unterstützen.
Quellen:
https://www.bmdw.gv.at/Themen/International/covid-19/FAQ-corona-massnahmen.html
https://www.faveo.com/blog/digitalisierung-5-wichtigsten-schritte
https://www.unternehmerweb.at/allgemein/5-schritte-zum-gelungenen-online-meeting/
https://www.kmudigital.at