Der Ersteinstieg
Gerade der neue junge Unternehmer sollte besonders auf Kostenersparnisse achten. Fahrzeuge, die für den Betrieb notwendig sind, müssen effizient genutzt werden. Vor Anschaffung eines weiteren Fahrzeuges stellt sich die Frage, ob die Kosten den Nutzen des neuen Fahrzeuges aufwiegen. Die Entscheidungen sind branchenbedingt; das große Taxiunternehmen verfügt über einen beachtlichen Fuhrpark, während der selbstständige Taxifahrer mit einem oder zwei Fahrzeugen ein KMU bildet, jedoch der Schwerpunkt die Fahrzeuge sind. An dieser Stelle sind Einsparpotenziale unbedingt zu berücksichtigen.
Kalkulieren Sie stets die Kosten der Dienstfahrzeuge
Schon bei der Gründung des KMU ist es sinnvoll, von Vornherein die betrieblichen Fahrzeuge mit den auftretenden Kosten exakt zu kalkulieren. Es ist jedem Unternehmer klar, dass Firmen-Fahrzeuge einen wesentlichen Kostenfaktor darstellen. Das Ziel ist, diese Kosten so niedrig wie möglich zu haben. Selten genutzte Fahrzeuge können verkauft werden.
Einige Punkte erleichtern diese Aufgabe:
- Vorerst müssen alle Dienstfahrzeuge erfasst werden, zum Beispiel wird eine KFZ-Statusliste erstellt, ein Check-up-Bericht.
- Die Kosten werden definiert, dazu gehören Kilometerkosten, fixe und variable Kosten. Gibt es Einsparpotenziale?
- Außenkontakte, in deren Zusammenhang Fahrzeuge genutzt werden, wie Werkstätten, Händler, Banken und Messebesuche müssen bei der Kalkulation berücksichtigt werden. Sind die infrage kommenden Fahrzeuge tatsächlich notwendig?
- Kosten, wie Sichtkontrollen, Unterweisungen, Einweisungen, unterschiedliche Tests, Schulungen, Fahrtrainings usw. gehören ebenfalls in die Kalkulation.
- Die Steuern, ein wesentlicher Faktor, müssen im Kostenschema aufgenommen werden.
- Verfügen Sie noch nicht über die optimale Software, kann Ihnen vorerst eine Excel-Tabelle den Überblick beschaffen. Wichtig ist, dass der Neugründer seine Ausgaben, nicht nur bezogen auf die Fahrzeuge und deren Nutzung, überschauen kann. Die Excel-Tabelle ist anwendbar, solange es sich nur um ein Fahrzeug handelt. Wenn sich die Anzahl steigert, ist eine optimale Software sinnvoll, ab dann benötigt der Unternehmer für den Fuhrpark einen verantwortlichen Mitarbeiter, der die Pflichten und Verwaltung übernimmt.
Die Überlassung des firmeneigenen KFZ, was ist zu beachten
Der Verantwortliche muss sich überzeugen, dass der Fahrer im Besitz eines gültigen Führerscheins ist. Das Fahrzeug muss verkehrstauglich sein, wobei auftretende Schäden zeitgleich zu melden und zu beheben sind. Der Wagen ist grundsätzlich sorgsam zu behandeln, dazu gehört beispielsweise die Überprüfung des Reifenluftdrucks und derzeitigen Reifenzustands. Die TÜV-Termine fallen selbstverständlich in den Aufgabenbereich des Fuhrparkleiters. Der verkehrssichere Zustand des KFZ oder der gesamten Fahrzeugflotte bezieht sich auf die Ausstattung in puncto Spanngurt, Netze, Zurrösen, Warnwesten, verkehrssichere Reifen usw. Feuerlöscher und Verbandskästen müssen selbstverständlich stets griffbereit im Fahrzeug vorhanden sein. Die Einhaltung relevanter Wartungs- und Prüfungstermine, die eingetragen sind, ist zu beachten. Diese Aufgaben können nicht nebenbei erledigt werden, wenn sich die KFZ-Flotte vergrößert. Wenn Sie allerdings in einer Branche tätig sind, wo keine Flotte notwendig ist, sollten trotzdem nur ein oder zwei Fahrzeuge möglichst kostensparend eingesetzt werden. Steuern fallen auch für nur ein Fahrzeug an, sodass entsprechende Kalkulationen sinnvoll sind.
Der Halter ist verantwortlich
In der Regel ist das Unternehmen der Fahrzeughalter aller betrieblich einsetzbaren Fahrzeuge. Der Fuhrparkleiter delegiert die anstehenden Aufgaben, während die Anspruchsgruppen klar definiert werden. Welcher Mitarbeiter darf bzw. kann welchen Firmenwagen benutzen, sollte genauestens in der Dienstwagenordnung festgehalten werden. Die Dienstwagenordnung sollte eigentlich schon bei der Gründung des Unternehmens erstellt werden. Es ist zu überlegen, zu gegebener Zeit einen Mitarbeiter als Fuhrparkleiter einsetzen.
Aufgaben des Fuhrparkleiters
Die Überprüfung der Eignung des Fahrers obliegt dem Fuhrparkleiter. Grundsätzlich müssen die Fahrzeuge ständig einsatzbereit sein. Falls Ladungen transportiert werden, ist die Sicherung der Ladung eine der wichtigsten Aufgaben.
Darüber hinaus muss der technische Zustand des Fahrzeuges oder der gesamten Fahrzeugflotte dem Leiter bekannt sein.
Fahrereinweisung für das firmeneigene KFZ
Der Fahrer muss umfassend über die Besonderheiten des neuen Firmen-Fahrzeuges unterrichtet werden, unabhängig ob es sich um ein Poolfahrzeug oder ein einzelnes Fahrzeug handelt. Die Fahrereinweisung wird sorgfältig vom Fuhrparkleiter durchgeführt, auf Besonderheiten, wie beispielsweise die elektronische Feststellbremse, ist hinzuweisen. Darüber hinaus muss der Fahrer über die Ladungssicherheitssysteme genauestens unterrichtet sein. Bei einem Unfall ist es notwendig, dass den Fahrern klar ist, keinesfalls ein Schuldanerkenntnis abzugeben.
Die Fahrzeugflotte managen
Es ist sinnvoll, die Fahrzeuge mit GPS auszustatten. Der Verantwortliche kann den aktuellen Standort erfahren und hat darüber hinaus den Streckenverlauf im Blick. Der Fuhrparkmanager plant Routen und Touren ein, wenn die Fahrer noch unterwegs sind. Bei einem oder zwei Fahrzeugen ist ein GPS nicht dringend notwendig, trotzdem lohnt sich eine derartige Einrichtung. Das rationelle Arbeiten ist möglich, die Fahrzeuge werden zweckmäßig und effizient eingesetzt.