Bevor Unternehmen eine Senkung der Personalkosten in Erwägung zu ziehen, sollten sie sich zuerst einen Überblick über ihren notwendigen Personalbedarf verschaffen beziehungsweise diesen professionell ermitteln lassen.
Diese Personalplanung stellt die wichtige Basis dar, um anschließende Berechnungen vorzunehmen und Entscheidungen zu treffen. Welche Tipps sich im Zuge der Personalplanung besonders bewährt haben, zeigt der folgende Beitrag.
Die erfolgreiche Personalplanung
Die Personalbedarfsplanung stellt keinesfalls eine unüberwindbare Hürde dar. Vielmehr kann sie in allen Unternehmen mit einem überschaubaren Aufwand erarbeitet werden. Dabei ist die Zeit, die für die Personalplanung eingesetzt wird, stets gut investiert. Der Unternehmer erhält nämlich im Zuge der Personalbedarfsplanung viele wichtige Informationen hinsichtlich der Abläufe in seiner Firma und darüber, welche Aufgaben sinnvoll und welche weniger sinnvoll sind. Auch kann sich so ein Überblick über nötige Reserven und eventuellen Ballast verschafft werden.
Desto weniger aussagekräftig die Informationen und Argumente der jeweiligen Abteilungsleiter zu den Tätigkeiten und Aufgaben der einzelnen Mitarbeiter ausfallen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein akuter Handlungsbedarf im Personalbereich besteht.
Saison- und Spitzenzeiten nicht als Maßstab nehmen
Generell sollte eine effektive Personalplanung niemals an Saison- oder Spitzenzeiten ausgerichtet sein. Falls sich der Bedarf an Personal daran orientiert, dass jegliche Bedarfsspitzen durch die eigene Belegschaft aufzufangen sind, werden gleichzeitig höhere Personalkosten akzeptiert.
Außerdem würde dies bedeuten, dass in den meisten Zeiten ein Teil der Mitarbeiter nicht vollständig ausgelastet ist. Wesentlich empfehlenswerter ist es, Spitzen durch alternative Möglichkeiten, wie beispielsweise Zeitarbeitskräfte oder Aushilfen, auszugleichen.
Überprüfung der Notwendigkeit von Aufgaben
Grundsätzlich sollten alle internen Abläufe so simpel wie nur möglich gestaltet sein. Dies impliziert auch, dass keine überflüssigen Arbeiten verrichtet werden. Im Rahmen der Personalbedarfsplanung müssen die einzelnen Tätigkeiten und Stellen innerhalb des Unternehmens hinsichtlich dieses Aspektes unbedingt überprüft werden.
In vielen Fällen stellt sich dabei heraus, dass im Tagesgeschäft viele Aufgaben von den Mitarbeitern erledigt werden, die im Grunde nicht nötig sind und zu keinem sinnvollen Ergebnis führen.
Wichtige Kennzahlen schaffen
Wird der aktuelle Personalbestand, beziehungsweise die damit verbundenen Personalkosten, mit der erarbeiteten Personalbedarfsplanung verglichen, zeigt sich schnell, wo die großen Probleme liegen. So erkennt das Unternehmen, inwieweit und in welchen Bereichen Kostensenkungen zwingend nötig sind.
Um die gewonnenen Erkenntnisse zu vervollständigen, ist es sinnvoll, die Entwicklung der Personalkosten und des Personalbestandes darzustellen und diese mit dem Output, dem Betriebsergebnis und dem Umsatz in Beziehung zu setzen. Durch dieses Vorgehen lassen sich wichtige Kennzahlen erarbeiten, wie beispielsweise die Produktivität oder die Personalkostenquote. Für das Führen eines erfolgreichen Unternehmens sind diese von einer enormen Bedeutung.
Vorausschauendes Agieren durch sorgfältige Personalplanung
Im Rahmen der Personalkostenentwicklung und der Personalkostenplanung ist es im Ergebnis möglich, die Schwächen und Stärken im Personalwesen eines Unternehmens verlässlich zu identifizieren. Aus diesen kann dann im nächsten Schritt eine Liste mit Zielen abgeleitet werden, die durch einen Katalog an verschiedenen Maßnahmen zukünftig erreicht werden sollen.
Jedoch sollte das wesentliche Ziel des Personalwesens grundsätzlich darin bestehen, ein vorausschauendes Agieren durch eine sorgfältige Personalbedarfsplanung zu ermöglichen. Da von den Entscheidungen stets menschliche Schicksale betroffen sind, sind Radikalschläge soweit es geht zu vermeiden. Darüber hinaus können diese auch das Image schädigen und ziehen nicht selten vermeidbare Kosten nach sich. Bessere Alternativen bestehen somit in einem gesunden Augenmaß im Rahmen der Ausführung, die auf einer kontinuierlichen Planung basiert.