In den vergangen Wochen und Monaten ist die Nachfrage nach Videokonferenzen und Online-Meetings rasant gestiegen. Sitzungen, die früher im Besprechungszimmer, im Café oder bei einem Mittagessen stattgefunden haben, müssen nun von zuhause aus geführt werden. Große Betriebe verfügen für solche Zwecke meist über ganze IT-Abteilungen. Mittlere und kleine Unternehmen dagegen haben meist keine solchen Strukturen. Das macht Organisation und Abwicklung von Online-Meetings nicht nur für Manager, sondern auch Freiberufler (z. B. Berater und Coaches) zu einer Herausforderung. Viele von ihnen sind zwar mit dem Prinzip des Meetings via Zoom & Co. als Teilnehmer vertraut. Trotzdem sind sie noch auf der Suche nach den für sie richtigen Rahmenbedingungen für eigene Meetings.
5 Schritte zum gelungenen Online-Meeting
Hier finden Sie eine Reihe von praktischen Hinweisen, die Sie für das Thema Videokonferenz und Online-Besprechung wappnen sollten.
Stabile Internetverbindung
Wichtig für das Gelingen Ihrer Sitzung ist es, dass alle Teilnehmer der Videokonferenz über eine stabile Internetverbindung mit ausreichender Bandbreite verfügen. Im Allgemeinen gilt: Je höher die Bildauflösung und je größer die Zahl der Gäste, desto mehr Bandbreite wird benötigt. Falls Sie daheim arbeiten und sich die verfügbare Bandbreite mit Partner und Kindern teilen müssen: Stellen Sie sicher, dass während des Online-Meetings der einzige Bezieher großer Datenmengen sind. Video-streamende Familienmitglieder können die Qualität einer Videokonferenz stark beeinträchtigen.
Überprüfen Sie daher die Stärke Ihrer Internetverbindung schon vorweg, z. B. über speedtest.net.
Verbinden Sie sich für die Dauer des Online-Meetings nicht per WLAN, sondern über ein Ethernet-Kabel mit Ihrem Router. Falls trotzdem Verbindungsprobleme auftreten, ist es wichtig, dass Sie
– je nach Plattform (Zoom, Jitsi, Skype, GotoMeeting, Google Hangouts, Microsoft Teams, Cisco Webex)
– in der Lage sind, rasch eine neue Verbindung aufzubauen.
Wahl einer geeigneten Plattform
Ein Grundverständnis der aktuellen technischen Möglichkeiten hilft Ihnen dabei, eine Online-Plattform zu wählen, auf der sich alle Besprechungsteilnehmer wohlfühlen. Manchen Teilnehmern wird es vielleicht noch an Erfahrung im Umgang mit der verwendeten Plattform (Zoom, Facetime, MS Teams, Goto Meeting, Webex) fehlen. Als Gastgeber sollten Sie den Teilnehmern vorab den technischen und organisatorischen Ablauf erklären. Dazu zählen etwa Login-Möglichkeiten, Screen-Sharing, Rechteverteilung, Datensicherheit und Vertraulichkeit. Das kann Zeit kosten, vereinfacht das Meeting selbst aber wesentlich. Gehen Sie davon aus, dass die Teilnehmer von Ihnen als Veranstalter der Sitzung erwarten, dass Sie den organisatorischen Fluss des Meetings fest im Griff haben.
Gut gehört werden
Nicht nur die Qualität der Videoübertragung sollte perfekt sein. Auch das Audiosignal sollte es allen Beteiligten möglich machen, einander gut zu hören. Verwenden Sie daher Kopfhörer oder ein geeignetes Headset, um Rückkopplung und Widerhall im Raum zu vermeiden. Gerade bei längeren Sitzungen steigert auch ein hochwertiges Tischmikrofon die Klangqualität. Testen Sie auch Ihr Mikrofon am besten bereits vor Beginn der Sitzung.
Sich sehen lassen
Da die Qualität eingebauter Cams (z. B. in manchen Notebooks) gering ist, kann sich der Kauf einer hochwertigen, externen Webcam lohnen. Diese sollten Sie so positionieren, dass zumindest Ihr Gesicht und Oberkörper – und damit auch Ihre Gesten – gut sichtbar sind. Wichtig ist auch eine ausreichende Belichtung.
Prüfen Sie, ob Ihre Webcam funktioniert, immer vorab. Als Gastgeber der Besprechung sollten Sie auch darauf achten, dass der Bildhintergrund möglichst neutral und frei von störenden Gegenständen ist.
Den Ablauf der Sitzung im Griff behalten
Klären Sie die Agenda und die technischen und organisatorischen Spezifika des Meetings möglichst früh in der Sitzung. Erläutern Sie den Umgang mit Screen-Freigaben (Wer darf präsentieren, wer darf etwa auf einem Whiteboard Anmerkungen machen?) und wer wann zu Wort kommt (z. B. durch „Aufzeigen“). Bei einem Meeting mit vielen Teilnehmern (z. B. eine Konferenz oder ein Webinar), sollten Sie die Moderation einem Kollegen überlassen. Damit sorgen Sie für glatte organisatorische Abläufe und einen inhaltlich stringenten Prozess.
Sicherheit und der Umgang mit sensiblen Daten
Aufgrund der internationalen Berichterstattung über Online-Trolls und aufsehenerregende Unterbrechungen von Meetings (ZoomBombings) sorgen sich viele Anwender um Privatsphäre und Datenschutz. Tatsächlich sind vor allem die Themen Datensicherheit und Vertraulichkeit bei Meetings, in denen Geschäftsgeheimnisse und andere vertrauliche Informationen ausgetauscht werden, besonders heikel. Die Privatsphäre eines herkömmlichen Raums ist im persönlichen Kontakt leicht zu beurteilen. In einem Videochatrooms ist das leider anders. Prüfen Sie daher die unterschiedliche Sicherheitsfaktoren jeder Plattform. Generell ist für Videokonferenzen zu empfehlen: Sichern Sie Ihr Online-Meeting per Passwort ab. Verschließen Sie den (virtuellen) Raum und verwenden Sie einen sogenannten Waiting Room (digitales Vorzimmer). Verzichten Sie auf die Verwendung Ihres Personal Rooms. Machen Sie zum Start der Sitzung einen Review aller aktuellen Einstellungen. Werden besonders vertrauliche Inhalte besprochen, sollten die Meeting-Teilnehmer vorab zustimmen, keine Aufzeichnungen des Gespräches zu machen. Sollten Sie besonders sensible Daten und Dokumente austauschen wollen, tun Sie das am besten abseits der Kommentarfenster von Zoom & Co.
Beachten Sie auch, dass in Zeiten, in denen viele Ihrer Gesprächspartner zuhause arbeiten, die ansonsten leicht zu überblickende Privatsphäre oft nur eingeschränkt gegeben. Gerade Personen, die gemeinsam mit anderen in kleinen Wohnungen leben, finden mitunter nur schwer einen geeigneten Rückzugsort. Dazu kommt, dass die Aufzeichnung, Speicherung und Verbreitung einer Videokonferenz durch die Teilnehmer oder auch Dritte (Administratoren, Plattformbetreiber) nur schwer auszuschließen ist.
Fazit
Ihr Online-Meeting wird erfolgreich, wenn Sie sich so früh wie möglich mit den organisatorischen und technischen und Anforderungen der Besprechung auseinandersetzen. Erst ein gutes Verständnis alle relevanten Abläufe und die nötige Routine versetzen Sie in die Lage, sich gut auf Ihre Gesprächspartner und deren Anliegen konzentrieren zu können. Die dadurch ermöglichte flüssige Kommunikation lässt Sie zu Ergebnissen gelangen, die denen eines persönlichen Treffens sehr nahe kommen.
(Fotocredit: Wilke)
Dr. Judith Girschik ist international zertifizierter Leadership-Coach in Wien. Als Geschäftsführerin der LSS Leadership Services GmbH unterstützt sie Führungspersönlichkeiten und ihrer persönlichen und beruflichen Entwicklung. Sie forscht und berät in den Bereichen Persönlichkeitsentwicklung und Mitarbeiterführung. Zudem ist sie Vortragende und Lektorin an in- und ausländischen Fachhochschulen und Universitäten.