Selbständige oder Unternehmer können verschiedene Reisekosten als Betriebsausgaben geltend machen. Dabei sind klare Regeln zu beachten, was und in welcher Höhe abzugsfähig ist.
Zuerst muss es sich bei der Reise um eine ordentliche betrieblich bedingte Reise handeln.
Reisekosten
Es gibt 4 verschiedene Gruppen von Reisekosten:
• Fahrtkosten (Auto, Taxi, öffentliche Verkehrsmittel, Fahrrad)
• Nächtigungsaufwand
• Verpflegungsmehraufwand
• Nebenspesen
Fahrtkosten
Bei den Fahrtkosten sind abzugsfähig:
• die Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnort und Dienstort
• alle Aufwendungen für betriebliche Fahrten
Absetzbar sind hier immer die tatsächlichen Fahrtkosten wie Bahn- oder Flugticket, Taxikosten.
Bei Verwendung eines betrieblichen KFZ ergibt sich der Abzug der Fahrtkosten aus der Absetzung für Abnutzung und den sonstigen mit dem Betrieb zusammenhängenden Kosten (Haftpflicht- oder Kaskoversicherung, motorbezogene Versicherungssteuer, Reparatur). Hier wird in den meisten Fällen auch ein Privatanteil zu berücksichtigen sein.
Wird das private KFZ für die Geschäftsreisen nur gelegentlich (weniger als 50 %) verwendet, dann kann auch das Kilometergeld von derzeit 0,42 Euro pro Kilometer als Betriebsausgabe abgesetzt werden.
Nächtigungskosten
Die Kosten für die Übernachtung können entweder mittels Pauschalbetrag oder mit den tatsächlichen Kosten für das Hotel geltend gemacht werden. An Verpflegungen zählt das Frühstück zu den Nächtigungskosten. Für die Nächtigung innerhalb von Österreich kann ein Pauschalbetrag (ohne Beleg) von € 15,00 (inkl. Frühstück) geltend gemacht werden.
Verpflegungsmehraufwand (Diäten)
Für die Inanspruchnahme von Diäten reicht nicht nur eine betrieblich veranlasste Fahrt, sondern es muss auch eine Reise im steuerlichen Sinn vorliegen. Diese liegt immer dann vor, wenn Sie mindestens 25 km vom Ort der Betriebsstätte entfernt sind, um betriebliche oder berufliche Angelegenheiten zu erledigen.
Darunter fallen alle Mahlzeiten oder Getränke, die während der Geschäftsreise anfallen. Diese werden nicht mittels Beleg, sondern als Tagesdiäten geltend gemacht. Um den Verpflegungsmehraufwand als Pauschale abzurechnen, muss die Reise mindestens 3 Stunden dauern. Folgende Berechnungen werden dazu verwendet:
• Ganzer Tag in Österreich: € 26,40
• Jede angefangene Stunde (min. 3 Stunden): € 2,20
• Wenn die Inlandsreise mehr als 11 Stunden dauert, erhält man den vollen Diätensatz
• Keine Tagesdiäten gibt es, wenn Sie länger als 5 Tage durchgehend oder öfter als 15 Mal im Jahr am gleichen Ort waren. Der wird nämlich dann zum „Mittelpunkt der Tätigkeit“.
Wer geschäftlich ins Ausland muss, kann als Tages- und Nächtigungskosten jene Pauschalbeträge geltend machen, die in der Verordnung für die Reisen der Bundesbediensteten im Ausland festgesetzt wurden. Eine aktuelle Liste der Tages- und Nächtigungsgelder findet man im Anhang zu den „Lohnsteuerrichtlinien 2002“.
Nebenspesen
Das sind Kosten für Kommunikation (Telefon, Internet), Trinkgelder und andere Beträge, welche durch die Reise anfallen. An Versicherungen kann allerdings nur eine Reisegepäckversicherung geltend gemacht werden.
Dienstreise
Wenn Sie als Arbeitgeber Ihre Mitarbeiter auf eine Geschäftsreise schicken, dann handelt es sich um eine Dienstreise.
Achtung: Die Anreise vom Wohnort zur Arbeit oder die Heimfahrt sind bei Arbeitnehmern keine Dienstreisen. Diese Kosten werden durch den Verkehrsabsetzbetrag oder eine allfällige Pendlerpauschale ersetzt.
Eine Dienstreise beinhaltet folgende Kriterien:
Die Reise muss mindestens 25 km vom üblichen Dienstort entfernt sein und zum Zweck der Berufsausübung durchgeführt werden.
Eine Dienstreise bei Arbeitnehmern liegt immer dann vor, wenn Sie als Arbeitgeber die Reise in Auftrag gegeben haben und folgende Fälle vorkommen:
• Der Arbeitnehmerin verlässt auf Auftrag seines/ihres Arbeitgebers den Dienstort zur Durchführung von Dienstverrichtungen. Die Dienstreise nach dem 1. Tatbestand umfasst Reisen, die im Nahbereich des Dienstortes durchgeführt werden, d.h. der Dienstnehmerin/dem Dienstnehmer kann die tägliche Rückkehr zum Wohnsitz zugemutet werden. Tagesgelder können solange steuerfrei gewährt werden, als kein weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet wird. Dies tritt entweder ab dem 6. Tag (bei regelmäßig wiederkehrender Tätigkeit) oder ab dem 16. Tag (bei unregelmäßiger Tätigkeit am Einsatzort) ein. Ab dann sind die Tagesgelder steuerpflichtig.
• Der Arbeitnehmer arbeitet im Rahmen der Dienstreise so weit weg von seinem/ihrem üblichen Dienstort, dass eine tägliche Rückkehr zum Wohnort nicht zugemutet werden kann. Unzumutbar ist jedenfalls eine Entfernung von 120 km. Die Tagesgelder für diese Dienstreisen im Fernbereich (Dienstreise nach dem 2. Tatbestand) können für einen Zeitraum von 6 Monaten steuerfrei gewährt werden. Ab dann entsteht auch hier ein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit und die Tagesgelder sind steuerpflichtig.
Für die Verpflegung während einer Dienstreise stehen auch dem Mitarbeiter Diäten zu, die Höhe der Tagesgelder ist häufig in Kollektivverträgen geregelt. Bei Nächtigungen hat der Mitarbeiter ebenfalls Anspruch auf Nächtigungsgelder und die Fahrtkosten können ersetzt werden.
Die lohngestaltenden Vorschriften (insbesondere Kollektivverträge) regeln manchmal Dienstreisen abweichend vom gesetzlichen Begriff. Daher ist ein Blick in den Kollektivvertrag immer zu empfehlen.