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Ab 2017 muss Ihre Registrierkasse verpflichtend mit einer zusätzlichen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein. Durch diese Ausstattung werden Barumsätze mit einer elektronischen Signatur verkettet.
Ob Sie registrierkassenpflichtig sind, haben wir in diesem Beitrag schon behandelt:
Der Zeitpunkt der Registrierung ist entscheidend!
Wenn die Sicherheitseinrichtung in Betrieb genommen wird, muss eine Registrierung über FinanzOnline durchgeführt werden. Möglich war dies bereits ab dem 01.September 2016. Nehmen Sie die Sicherheitseinrichtung bis 31.März 2017 in Betrieb, reicht auch bis zu diesem Zeitpunkt eine Registrierung.
Inbetriebnahmen nach dem 01.April 2017 sind auch noch möglich, allerdings nur wenn vorher keine Registrierkassenpflicht bestand. Außerdem müssen dann Inbetriebnahme und Registrierung binnen einer Woche erfolgen.
Was genau wird registriert?
Zwei Komponenten müssen unabhängig voneinander registriert werden:
• die Signatur- und Siegelerstellungseinheit
• die Registrierkasse selbst (inkl. abschließendem Belegcheck)
Es wird ein Datenerfassungsprotokoll sowie der erste „Nullbeleg“ erstellt.
Ohne Zertifikat geht nichts
Als Vorbereitung muss bis 01.April 2017 (außer Sie fallen in die oben beschriebenen Ausnahmen) ein eigenes Zertifikat für Registrierkasse erworben werden. Anbieter hierfür sind A-Trust und GlobalTrust.
Bei manchen Registrierkassenherstellern wird dieses Zertifikat automatisch mitgeliefert.
Hier unser Tipp: Verlassen Sie sich aber nicht darauf. Fragen Sie rechtzeitig (!!) bei den Kassenherstellern oder kümmern Sie sich selbst um das Zertifikat.
Wie funktioniert die Registrierung in der Praxis?
Überblicksmäßig läuft die Registrierung einer Registrierkasse wie folgt ab:
1. Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung laut Registrierkassensicherheitsverordnung
2. Registrierung der Signatur- / Siegelerstellungseinheit
3. Registrierung der Registrierkasse
4. Inbetriebnahme der Registrierkasse laut Registrierkassensicherheitsverordnung durch Erstellung des Startbeleges
5. Belegcheck: Prüfung des Startbeleges mittels der BMF Belegcheck-App (aus dem App Store oder Play Store). Mit Hilfe dieser App kann festgestellt werden, ob die Inbetriebnahme der Registrierkasse geklappt hat. Dazu wird der maschinenlesbare Code auf dem Startbeleg eingescannt und von der App überprüft.
6. Beginn des laufenden Betriebes (Umsatzbuchungen)
Die eigentliche Registrierung
…kann auf verschiedenem Wege erfolgen, denn das hängt von dem jeweiligen Gerät ab.
Es gibt eine internetfähige Kasse und diese hat auch direkte Kommunikation mit FinanzOnline:
• Übertragung erfolgt automatisch
• Ihr Steuerberater kann einen Benutzer für das Registrierkassen-Webservice anlegen, wenn kein eigener FinanzOnline-Zugang vorhanden ist
(= eingeschränkter Zugang ohne Nutzung anderer Funktionen)
• Zugangsdaten werden Ihnen vom Steuerberater gesendet, die in Registrierkasse eingegeben werden
• Automatisch: Registrierung der Signatureinstellung, Registrierkasse selbst und Belegcheck
Die Kassa hat keine Internetverbindung, aber sie kann eine XML-Datei erstellen:
• Entsprechende Datei im XML-Format erstellen
• Senden via Email an Ihren Steuerberater
• Wird weiter an FinanzOnline übermittelt.
• Kein automatischer Belegcheck
Die Kassa hat keine Internetverbindung und sie kann auch keine XML-Datei erstellen:
• Manuelle Durchführung der einzelnen Registrierungsschritte in FinanzOnline
• Informationen an Ihren Steuerberater:
Registrierung der Signatur- und Siegelerstellung
• Anbieter des Zertifikats: A-Trust oder Global Trust
• Signaturkarte oder anderes Sicherheitsmodul verwendet?
• Seriennummer der Signatur/des Siegelzertifikates
• Format der Seriennummer: hexadezimal oder dezimal
Registrierung der Registrierkasse
• Benutzerschlüssel AES-256: dieser hat 44 Zeichen
• Prüfwert für den Benutzerschlüssel – sofern Sie diesen von Ihrem Registrierkassenhersteller erhalten haben – keine zwingende Eingabe
• Information, wie viele Kassen verwendet werden
Belegcheck erfolgt hier nicht automatisch.
Die Kasse kann keine XML-Datei erstellen. Weiters haben Sie keinen eigenen FinanzOnline-Zugang und keinen Steuerberater:
• Finanzamt stellt das Formular RK1 zur Verfügung
• Formular ausgefüllt bei Finanzamt abgeben
Registrierung und Belegcheck erledigt Infocenter