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Trotz guter Auftragslage kann es zu Liquiditätsengpässen kommen, meist aufgrund hoher Außenstände bei den Zahlungen von Kunden. Ein sogenannter Zahlungsverzug setzt voraus, dass der Auftragnehmer seine Leistung vertragsgemäß erfüllt hat und der Auftraggeber den vorgesehenen Zahlungstermin (dieser kann gesetzlich oder vertraglich sein) nicht einhält.
Welche ersten Schritte sollten Sie setzen?
Wenn von Ihnen eine Leistung erbracht wurde, Sie vereinbarungsgemäß Rechnung gelegt haben und Ihr Kunde nicht zahlt, sollten Sie als erstes zum Telefon greifen. Natürlich können Sie gleich ein Inkassobüro anrufen oder uns Rechtsanwälte beauftragen. Es empfiehlt sich aber in einem persönlichen Gespräch zu klären, warum die Rechnung noch nicht beglichen wurde. Machen Sie sich einen Überblick zum Geschäftsfall und schauen Sie, dass alle Unterlagen (Angebot, Auftrag, ev. Lieferschein, Rechnung) vorliegen. Überlegen Sie: Welche Aussagen könnten kommen, weshalb nicht gezahlt wurde? Bereiten Sie sich auf etwaige Ausreden vor, indem Sie sich entsprechende Gegenargumente zurechtlegen. Sie können durchaus bestimmt auftreten. Es empfiehlt sich, dass Sie dennoch immer höflich und freundlich bleiben.
Weisen Sie im Telefonat auf die ausstehende Zahlung hin. Versuchen Sie herauszufinden, warum die Rechnung nicht bezahlt wurde.
Gründe für ein Nicht-Bezahlen Ihren Rechnungen
Rechnung wurde vergessen/verlegt: Bei Vergessen und Verlegen setzen Sie eine Nachfrist für die Begleichung. Schicken Sie die Rechnung umgehend nochmal per E-Mail (am besten unter Hinweis auf das Gespräch und eine mündliche Zahlungszusage).
Unzufriedenheit bei Leistung oder Lieferung: Liegt wirklich ein Mangel vor? Wenn ja, wie sich dieser äußert. Schlagen Sie eine Behebung der qualitativen Mängel vor und setzen Sie eine Nachfrist.
Kunde hat Zahlungsschwierigkeiten: Treffen Sie eine Ratenvereinbarung und bestätigen Sie diese schriftlich.
Tipp: Fertigen Sie nach dem Gespräch ein Gedächtnisprotokoll an. Das hilft Ihnen, sollten mehrere Anrufe oder Mahnungen notwendig sein oder es zu einem Gerichtsverfahren kommen, sich darauf zu beziehen.
Wann ist eine Mahnung eine Mahnung?
Der Kunde zahlt trotz des Telefonats nicht und Sie denken an Mahnungen oder an rechtliche Schritte? Entgegen landläufiger Meinung müssen Sie keine Frist verstreichen lassen bis Sie gerichtlich vorgehen können. Sie müssen auch keine bestimmte Anzahl X an Mahnungen schicken (nicht einmal eine!). Die Fälligkeit Ihrer Rechnung genügt. Sobald die Zahlung fällig ist und nicht bezahlt wird, können Sie als Unternehmer dem Gesetz nach sofort auf Zahlung klagen.
Wie hat eine Mahnung auszusehen?
Es gibt bei Mahnungen keine bestimmte Vorgabe, wie diese auszusehen haben. Jedenfalls sollten Sie dem säumigen Schuldner eine (kurze) Frist mit Endtermin, bis zu welchem die geschuldete Zahlung spätestens bei Ihnen einzulangen hat, setzen. Ein Einschreiben ist nicht erforderlich – es genügt, den bisherigen Weg der Kommunikation beizubehalten (Post, Mail, FAX).
Ab wann zum Rechtsanwalt?
Bis zu einem Streitwert von € 5.000,- ist die Vertretung durch einen Rechtsanwalt gesetzlich nicht vorgeschrieben. Bei mehr als € 5.000,- benötigt man für das Verfahren verpflichtend einen Rechtsanwalt. Dies nennt sich Anwaltszwang.
Die anfallenden Kosten werden als Prozesskosten dem säumigen Schuldner bei erfolgreicher Durchsetzung auferlegt.
Natürlich ist die Investition in einen Rechtsanwalt schon bei Vertragsgestaltung gut, denn hierbei hilft der Profi zu klären, was geht und was nicht geht.
Rechtsanwälten geht es vor allem darum, potenzielle Gefahren zu erkennen und Rechtsstreitigkeiten zu verhindern. Sollte es dennoch notwendig sein, können Sie als Mandant vor Gericht vertreten werden, denn Rechtsanwälte sind ausschließlich den Interessen ihres Auftraggebers verpflichtet.