Betriebsprüfung – kurz erklärt:
Die Betriebsprüfung überprüft einen Betrieb und seine inneren Abläufe. Ziel dieser Prüfung ist es die wirtschaftlichen Vorgänge so weit wie möglich zu erheben, um mit den gewonnenen Erkenntnissen die Buchhaltung auf ihre Plausibilität hin zu überprüfen.
Die Finanzbehörde bestimmt den Umfang der Prüfung in einer schriftlich zu erteilenden Prüfungsanordnung. Die Prüfungsanordnung beinhaltet folgende Punkte:
- Form der Betriebsprüfung: z.B. Lohnsteuer- bzw. Umsatzsteuer-Sonderprüfung, abgekürzte Außenprüfung oder Betriebsprüfung
- Sachlicher Umfang: Die zu prüfenden Steuerarten
- Zeitlicher Umfang: Die zu prüfenden Besteuerungszeiträume
- Persönlicher Umfang: Wer ist der Abgabenpflichtige*, Adressat und Empfänger der Prüfungsanordnung?
Wie wird die Außenprüfung durchgeführt?
Die Prüfung findet während der üblichen Geschäfts- oder Arbeitszeiten statt und wird in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen durchgeführt. Die Prüfer sind berechtigt, Grundstücke und Betriebsräume zu betreten und zu besichtigen.
Für die Prüfung muss ein Raum zur Verfügung gestellt werden. Wir empfehlen generell die Prüfung in den Räumen Ihres Steuerberaters stattfinden zu lassen. Bei Fragen kann der Steuerberater besser Auskunft erteilen. Sie werden auch nicht bei Ihrem Tagesgeschäft gestört.
Prüfung des Firmenwagens – worauf wird geachtet?
Es wird überprüft wie viele Kraftfahrzeuge (KFZ) im Betrieb sind und wie sie verwendet werden.
Stellt der Arbeitgeber das KFZ dem Arbeitnehmer zur privaten Nutzung zur Verfügung, spricht man von einem Sachbezug des Arbeitnehmers. Für den Sachbezug sind ebenfalls Lohnsteuer, Sozialversicherung und Lohnnebenkosten zu leisten.
Der Prüfer unterscheidet zwischen halbem und vollem Sachbezug:
Der volle Sachbezug beträgt grundsätzlich 2 % der tatsächlichen Anschaffungskosten des KFZ (inkl. Umsatzsteuer und NOVA), maximal € 960,00 monatlich.
Für Fahrzeuge mit einem niedrigerem CO2 Ausstoß kommt jedoch ein niedrigerer Sachbezug in Höhe von 1,5% der tatsächlichen Anschaffungskosten der KFZ (inkl. Umsatzsteuer und NOVA), maximal € 720,00 monatlich zur Anwendung.
Der maximal erlaubte CO2 Emissionswert 2018 beträgt 124 Gramm pro Kilometer. Im Jahr 2019 beträgt der max. CO2 Emissionswert nur mehr 121 Gramm pro Kilometer.
Für die Ermittlung des Sachbezugs ist die CO2 Emissionswert Grenze im Kalenderjahr der Anschaffung des KFZ oder seiner Erstzulassung maßgeblich.
Für KFZ, die im Jahr 2016 oder davor angeschafft wurden, gilt einheitlich die Grenze von max. 130 Gramm CO2 pro Kilometer.
- Wird der halbe Sachbezug im Ausmaß von max. € 480,00 bzw. € 360,00 in Anspruch genommen, gilt folgendes:
Wird das firmeneigene KFZ nachweislich (z. B. durch Führung eines Fahrtenbuches) im Jahresdurchschnitt für Privatfahrten weniger als 500 Kilometer monatlich benützt, ist nur der halbe Sachbezug anzusetzen.
Für die Überprüfung muss ein lückenloses Fahrtenbuch geführt werden. Dies bedeutet alle betrieblichen und privaten Fahrten müssen chronologisch mit Abfahrtszeit, Ankunftszeit, KM-Stände, Zielorte und Wegstrecke aufgezeichnet sein. Achtung: Ein Fahrtenbuch als Excel Tabelle ist formell nicht ordnungsmäßig, da diese Daten nachträglich abgeändert werden können.
Der Prüfer zieht zur Nachberechnung der Wege einen elektronischen Routenplaner heran. Auch Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte gelten als Privatnutzung.
Tipp: Der Dienstgeber sollte regelmäßig das Fahrtenbuch kontrollieren.
Achtung: Bei Gebrauchtfahrzeugen ist für die Sachbezugsbewertung der Listenpreis im Zeitpunkt der erstmaligen Zulassung des Fahrzeuges maßgebend. Sonderausstattungen bleiben in diesem Fall unberücksichtigt.
Nutzung eines Fahrzeuges durch mehrere Arbeitnehmer
Benützen Arbeitnehmer abwechselnd verschiedene arbeitgebereigene KFZ, so ist bei Berechnung des Sachbezugswertes vom Durchschnittswert der Anschaffungskosten aller Fahrzeuge auszugehen. In die Durchschnittsberechnung dürfen nur solche Fahrzeuge einbezogen werden, die vom Kreis der betroffenen Arbeitnehmer im Wesentlichen gleichmäßig benutzt werden.
*Aus Gründen der besseren Lesbarkeit verzichten wir hier auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen.