Die Digitalisierung ist eine Entwicklung im Geschäftsleben, die einfach nicht mehr wegzudenken ist. Unternehmer werden sich über kurz oder lang damit auseinander setzen müssen. Versuchen Sie daher, das Positive daraus für Ihr Unternehmen zu Nutzen.
Vorteile der digitalen Verwaltung der Steuerunterlagen
Ein solcher Nutzen könnte die digitale Verwaltung Ihrer Steuerunterlagen sein. Wenn alle notwendigen Belege digital gespeichert sind, kann man jederzeit darauf zugreifen.
Ein Vorteil besteht im Teilen der Daten mit Dritten, also zum Beispiel mit dem Steuerberater. Sie müssen die Unterlagen weder zur Post, noch in der Kanzlei vorbei bringen und können Ihre kostbare Zeit für das Nutzen, was Sie am besten können – nämlich Ihr Kerngeschäft.
Dem Steuerberater ermöglicht es auf der anderen Seite, Ihre Unterlagen zeitnahe zu erfassen, was Ihnen wiederum einen taggenaueren Überblick über Ihre Zahlen verschafft.
Sicherheit
Die Zusammenarbeit mit Dritten wird immer wichtiger. Um sich auf Partner 100%ig verlassen zu können, ist besonderes Augenmerk auf eine sorgfältige Auswahl zu richten. Und wenn die Prozesse sauber aufgesetzt sind, wird ein hohes Maß an Sicherheit erreicht.
Natürlich ergeben sich durch die digitale Archivierung neue Bedrohungen: Hacker- und Cyberangriffe, Datenverlust und Datenpannen oder Probleme bei der Datensicherung. Jedoch haben Funktionen und Systeme inzwischen einen Reifegrad entwickelt, der einen Umstieg sinnvoll macht.
(Exkurs: Aus der Erfahrung: Papierarchive waren auch nicht 100% sicher. Man denke nur an einen Wasserrohrbruch) Neue Herausforderungen sind u.a. auch die Datenschutzgrundverordnung.
Elektronische Rechnung
Als elektronische Rechnungen gelten Rechnungen, welche übermittelt werden:
- per Email
- als Email-Anhang
- als Web-Download
aber auch
- eingescannte Papierrechnungen
und
- Fax Rechnungen
Sicherheit bei elektronischen Rechnungen
Bei elektronischen Rechnungen müssen folgende Punkte unbedingt gewährleistet sein:
- Echtheit der Herkunft – Die Identität des Rechnungsausstellers muss gesichert sein
- Unversehrtheit des Inhalts – Erforderliche Rechnungsangaben wurden nicht geändert
- Lesbarkeit – Der Inhalt der Rechnung muss verständlich und nachvollziehbar sein
Welches Verfahren Sie als Unternehmer oder Unternehmerin wählen, damit die Sicherstellung dieser drei Voraussetzungen erfolgt, steht Ihnen frei.
Aufbewahrungspflicht
Die oben beschriebenen Faktoren müssen vom Zeitpunkt ihrer Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren durch den Leistungserbringer und den Leistungsempfänger gewährleistet werden. Eine Kopie ist ebenfalls zulässig. Wenn beim Einscannen (in schwarz-weiß) Informationen, welche eben nur durch farbige Gestaltung erkennbar sind, verloren gehen, ist eine farbgetreue Wiedergabe unbedingt notwendig.
Tipps & Tricks
Hier noch ein paar nützliche Tools, die den Arbeitsalltag erleichtern und Ordnung in Ihr Geschäftsleben bringen:
Evernote: Zettelbotschaften, spontane Einfälle, To Do Listen mit der App Evernote festhalten. Diese ist sowohl für Computer als auch Smartphone erhältlich und kann für alle Geräte synchronisiert werden.
Keepass oder Last Pass: Vergessen Sie nie mehr Ihre Passwörter. Diese Tools helfen Ihnen dabei.
Terminfindung vereinfacht mit Doodle: Dieses Tool bietet eine schnelle Abstimmung von Terminen mit Ihrem Team.