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Angebotswesen, Buchhaltung und Liquiditätsplanung sind sensible Themen. Obwohl das Thema Geld ein wichtiger Unternehmensaspekt ist, erhält die Planung, die damit zusammenhängt, oft nicht die entsprechende Aufmerksamkeit. „Alles ist komplex und kompliziert – das macht eh meine Steuerberater“, ist eine der beliebten Ausreden. Doch das ist gefährlich und muss eigentlich nicht sein. Mittlerweile können viele KMU diese elementaren Dinge der Unternehmensführung und Planung am Smartphone erledigen.
Von der Serviette zum Seilbahnimperium
In den späten 70er Jahren kursierte die Geschichte in Vorarlberg vom „alten“ Doppelmayr, dem Gründer des Seilbahnimperiums aus Wolfurt. Er soll seine ersten Verträge für Seilbahnprojekte schon mal zu später Stunde auf einer Serviette formuliert haben. Die Zeiten haben sich seitdem sehr geändert. Wem würde es heute noch einfallen, ein Investitionsgut für 20 und mehr Jahre auf Grundlage eines Serviettenvertrages zu erwerben?
Auch wenn es keine Servietten mehr sind, das Angebotswesen ist bei vielen KMU noch immer ein vielfach ungeliebtes Thema. Wer kennt nicht die vielen Geschichten von Handwerkern, bei denen man sich vergeblich um ein Angebot bemüht. Bei Angeboten geht es immer ums Geld. Geld, das notfalls auf Grundlage des unterschriebenen Angebots eingeklagt werden muss. Angebote erstellen soll keine lästige Arbeit, sondern eine wichtige Aufgabe eines Unternehmens sein und sollte strukturiert abgewickelt werden.
Die Schuhschachtel als Buchhaltungsinstrument
Wie viele Male hat sich eine schlampig oder ungenau geführte Buchhaltung negativ auf Unternehmen ausgewirkt? Steuerberater, Finanzbeamte und Bankangestellte können darüber wohl viel erzählen! Belege in Schuhschachteln zur Steuerkanzlei getragen zeugen nicht unbedingt von reifer Unternehmensführung.
Viele UnternehmerInnen verlieren bei schlampiger Buchhaltung eine Menge Geld. Ohne korrekter und aktueller Buchhaltung lässt sich weder ein Jahrabschluss durchführen noch die Gewinnspanne von Projekten ermitteln, geschweige denn eine halbwegs aussagekräftige Liquiditätsplanung erstellen. Die Buchhaltung bildet den aktuellen „geldmäßigen“ Zustand des Unternehmens ab.
Zeit ist Geld!
©Bild: unternehmerweb.at
Viele Unternehmen nehmen sich nicht die nötige Zeit um rechtzeitig nach Fertigstellung des Auftrages Rechnungen zu schreiben. Untersuchungen der österreichischen Sparkassen zeigen, das bis 30% aller Unternehmen in Liquiditätsengpässe geraten, weil Sie Rechnungen verspätet stellen.
Unternehmerregel Nr. 1: Gehen Sie davon aus, dass Kunden selten pünktlich, also innerhalb der Zahlungsfrist bezahlen. Die Leistungen sind möglichst früh nach der Erbringung zu fakturieren. Das geht am einfachsten, wenn das Rechnungswesen mit den Angeboten verknüpft ist. Aus gesetzlicher Sicht beginnt die Verjährungsfrist ab dem Zeitpunkt der abgeschlossenen Leistungserbringung – Das Rechnungsdatum ist nicht entscheidend!
Bei größeren Projekten sollten Rechnungen zu bestimmten, vorher vereinbarten Meilensteinen gestellt werden. Das betrifft besonders UnternehmerInnen, die erst kurz im Geschäft sind und die durch längerfristige Projekte, die viel Kapazität binden, schnell in die Liquiditätsfalle geraten können.
Und dann ist da noch ein anderer, oft heikler Punkt – das Mahnwesen: Auch hier heißt es oftmals warten, aber auf was? Manchmal zu lange und dann ist es vielleicht schon zu spät. Dann kann die Forderung womöglich nur mehr abgeschrieben werden. Warten ist im Falle von offenen Kundenrechnungen nicht höflich sondern unprofessionell.
Die Lösung – Wartezeiten produktiv nützen
Wartezeiten kennen wir alle – beinahe jeden Tag warten wir irgendwo auf irgendwas. Und was tun fast alle in diesem Moment: Richtig – sie greifen zur mobilen Device. E-Mails checken, Kundenkommunikation, Konkurrenzbeobachtung, News lesen und noch vieles mehr – alles mit festem Blick auf den mobilen Screen.
Das Büro2go am Smartphone
Stellen Sie sich vor, Sie haben auf ihrem Smartphone oder Tablet eine App für die Angebote, die mit dem Rechnungswesen verknüpft sind und die auch noch eine Schnittstelle zu den Kontoeingängen hat. Auch die Kundenstammdaten stehen Ihnen mobil zur Verfügung.
Nun können Sie also während irgendwelcher Wartezeiten ihre Angebote überwachen, erbrachte Leistungen auf Grundlage der Angebote in Rechnung stellen und den Zahlungseingang verfolgen. Und die Liquiditätsplanung ist dann quasi ein Abfallprodukt dieser App.
Ihr Büro ist, wo Sie sind
- Angebote und Rechnungen auf Knopfdruck.
- Kunden- und Artikelverwaltung ohne Zettelwirtschaft.
- Liquiditätsüberblick von unterwegs.
App downloaden
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Plötzlich haben Sie ihre unternehmerische Welt ganz anders im Blick und das jederzeit und überall – einfach mit Ihrer mobilen Device.
Unternehmenssteuerung durch Kennzahlen
Und das Schönste ist – das ist alles keine Zukunftsmusik. Es gibt im Netz nicht nur professionelle Software für das Smartphone oder das Tablet, es gibt sie sogar gratis. Das Thema Unternehmenssteuerung durch Kennzahlen ist somit nicht nur mehr etwas für große Mittelständler und Großunternehmen. Nein, jeder KMU kann das jetzt nützen.
Quellen:
http://büro2go.sparkasse.at/tippstricks
http://www.pm-anwaelte.at/de/publikationen/paragraphen-mehr/nr-4-dezember-2011/verjaehrung.aspx