Um einen guten Workshop abzuhalten, ist Planung das A und O. Nicht allein die Moderation ist ausschlaggebend für den Erfolg eines Workshops. Die Vorbereitung liefert die Basis für einen reibungslosen Ablauf. Selbst mit dem besten Thema, mit den willigsten Teilnehmern und dem besten Moderator, kommt ein Workshop ohne adäquate Planung dem Bau eines Hauses auf einem gefrorenen See im Winter gleich.
Ziel und Ergebnis
Ohne ein Ziel, das erreicht werden will, macht ein Workshop keinen Sinn. Er braucht einen Sinn und Zweck. Diese Ziele und Zwecke können aber stark variieren. Ziele können sein, ein konkretes Arbeitsergebnis zu erreichen, die Mitarbeiter zu motivieren, sie alle auf den Unternehmenserfolg einzuschwören, oder sie für ein spezifisches Thema zu sensibilisieren. Auch die Zielerwartung gilt es vorab zu klären. Soll am Ende die Lösung eines Problems stehen oder ist der Workshop nur einer von mehreren Schritten dazu?
Man kann keine Ergebnisse vordefinieren. Das würde die Funktion eines Workshops ad absurdum führen. Das inhaltliche Ergebnis muss offen bleiben und obliegt der Gruppe. Was sich sehr wohl bestimmen lässt, ist das Format für die Darstellung des Ergebnisses. Sollen Erkenntnisse der Output sein? Oder vielmehr Vorschläge oder gar eine Stimmung?
Leute und Ablauf
Man sollte sich vorab einen Eindruck von den Teilnehmern machen. Die richtige Zusammensetzung der Gruppen ist für ein gutes Ergebnis des Workshops sehr entscheidend. Ideal sind möglichst heterogene Gruppen, deren Mitglieder verschiedene Blickwinkel miteinbringen. Gruppen deren Mitglieder ansonsten unterschiedliche Aufgaben haben und nicht auf derselben Hierarchiestufe stehen, gewährleisten die Heterogenität. Auch die Anzahl an Personen ist von Bedeutung. Ein Workshop mit nur drei Personen ist entbehrlich. Bis zu 15 Leute kann ein einzelner Moderator in der Regel noch handeln. Bei größeren Gruppen braucht es auch mehr Moderatoren.
Die Moderation muss darauf achtgeben, dass kein Punkt der Agenda unter den Tisch fällt. Der zeitliche Ablauf sollte einigermaßen flexibel sein, muss jedoch in seinen Grundzügen vorgezeichnet sein. Ein Arbeitsblock sollte keinesfalls länger als 2 Stunden dauern. Anderthalb Stunden sind in der Regel optimal. Natürlich spielt hier auch das Thema eine Rolle. Ohne regelmäßigen Pausen zwischen den Blöcken leidet die Konzentration der Teilnehmer und somit auch das Ergebnis. Ein Workshop-Tag sollte insgesamt nicht mehr als 8 Stunden umfassen.
Informationen und Probleme
Allen Teilnehmern sollte rechtzeitig vor dem Workshop bekanntgegeben werden, was von ihnen erwartet wird. Sie müssen wissen, ob sie sich vorbereiten müssen, was sie vorbereiten sollen, wie der Ablauf in seinen groben Zügen aussieht und welche Materialien vonnöten sind. Auch und gerade der Workshop-Leiter muss vorbereitet sein. Visuelle Effekte sollten nicht fehlen. Handouts, Bildschirmpräsentationen oder Plakate sprechen die Teilnehmer auf eine Art an, wie es die Stimme nicht vermag.
Wie wichtig ein guter Moderator für einen Workshop ist, wird dann offensichtlich, wenn einige Teilnehmer durch ihr Verhalten die positive Stimmung gefährden. Mit besonders konfliktfreudigen Personen besonnen umzugehen, ist die Kunst, die für das Gelingen des gesamten Workshops von großer Bedeutung ist. Durch die Einrichtung lassen sich Probleme, wie schweigende Teilnehmer, vermeiden. Sind die Sessel U-förmig angeordnet, sitzen sich die Teilnehmer offen gegenüber und sind mehr zum Sprechen angeregt, als wenn sie alle hinter ihren Tischen geparkt auf ein und denselben Punkt nach vorne starren, wie einst in der Schule.
Nach dem Workshop
Egal wie gut der erste Workshop lief, nach der Premiere gilt auf jeden Fall: Der nächste wird besser. An welchen Vorbereitungen, Geräten oder Fähigkeiten es für den perfekten Workshop noch mangelt, erkennt man erst, nachdem man einen durchgeführt hat. Eine ehrliche Analyse des letzten ist der erste Schritt zur Planung des nächsten Workshops.