Vorgestellt und getestet Teil 2: dapulse – Projektmanagement-Tool für KMU

Betreten Sie die Webseite von dapulse, wird sofort eine 30-Tage-Testversion angeboten. Ideal um das Tool genauer zu betrachten. Einfach Email-Adresse angeben und die Registrierung abschließen, indem man auf den Button in der Bestätigungs-Mail klickt.

User und Rollen einrichten in dapulse

Ein Willkommens-Bildschirm erscheint. In nur drei Schritten ist man am Ziel:

1. Unternehmensnamen und MitarbeiterInnen-Anzahl bekanntgeben. Vier Auswahlmöglichkeiten: 1-9, 10-99, 100-999 und 1000+ MitabeiterInnen. Die
Wahl viel zu Testzwecken auf 1-9 Personen.
2. Eine Account-URL festlegen. Den Namen kurz und einfach halten. Idealerweise wird der Unternehmensnamen gewählt.
3. PersönlichesProfilanlegen.VollständigenNamenvergeben,Passwortwählen
nd gegebenenfalls Telefonnummer hinzufügen. Mit dem Klicken auf „Signup“ bestätigt man auch die AGB.

Ab jetzt ist Ihr dapuls Projektmanagement-Unterstützer unter https://Account-Url.dapulse.com abrufbar. Am Startbildschirm erscheinen Eingabefelder. Dort können Sie KollegInnen mittels Email-Adresse einladen:

1. Personen eine einfacheRolle zuweisen oder
2. die Rolle des Administrators vergeben.

Ein Admin hat die Möglichkeit selbst neue UserInnen einzuladen und das Unternehmensprofil zu verwalten.

Nach dem Versenden der Einladung werden Sie aufgefordert ein Profilbild hinzuzufügen:

1. Bild hochladen oder
2. das eigene Facebook-Profilbild verwenden.

Mit „Next“ bestätigen und direkt in die Online-Applikation wechseln.

Projekte einrichten

Es erscheint eine Nachricht von Idan Hershko, dem Kundenverantwortlichen. Er bietet Hilfe bei der Erstellung des ersten Boards. Durch das Klicken auf den „Go!“- Button geht’s los. Hershko empfiehlt mit einem High-Level-Board, der Projektübersicht, zu starten. Alternativ können auch wöchentliche Aufgaben des Teams (Low Level) vergeben werden.

Der Default-Name des Boards ist „High Level“ und kann geändert werden. Darunter kann eine Beschreibung zum Board angegeben werden.
Standardmäßig sind zwei Felder für das Anlegen von Projekten bereit.

1. Projekte, die noch diesen Monat bearbeitet werden und
2. Projekte im nächsten Monat.

Beide Bereiche sind mit unterschiedlichen Farben markiert. Durch die Eingabe eines Projektnamens und dem Klicken auf „Add“ wird dem jeweiligen Monat ein Projekt zugeordnet. Projektnamen können jederzeit geändert werden. Durch das Klicken auf einen Projektnamen gelangt man in den Projektbereich.

Für die Projekte können Fotos hochgeladen werden, hier jedoch nur vom lokalen Speicher. Rechts neben dem Bild befinden sich der zuvor vergebene High-Level- Name und der Projektname. Direkt darunter ist die Info-Box. In diesem Bereich ist Platz für Notizen, Dateien, Fragen und Antworten. Unter der Info-Box befindet sich der Updates Feed. Hier können Sie Notizen und Dateien teilen.

Beide Boxen verfügen über folgende Funktionen:

• Box auf- und zuklappen
• Hinzufügen
• Bearbeiten
• Erlaubnis bzw. Rechte ändern
• Box umbenennen
• Box löschen
• Information darüber wann und wer die letzte Änderung durchgeführt hat

Durch die Auswahl von „Announce to All“ werden die Updates allen per Email gesendet und auf der Hauptnachrichtenseite angezeigt. Neuigkeiten können auch per Email hinzugefügt werden. Die entsprechende Email-Adresse finden Sie unter der Text-Box (pulse-Nummer@Account-Url.dapulse.com). Weitere Funktionen:

• wann wurde die Nachricht erstellt
• wer hat die Nachricht bereits gesehen
• Nachricht pinnen – dann befindet sie sich im linken Navigationsbereich unter „y Feed“
• Daumen hoch – wenn der Pin gefällt
• Mittels „@Mention people“ werden ProjektteilnehmerInnen namentlich erwähnt

Im rechten Bereich befindet sich ein Unsubscribe-Button (Informationen zum Projekt abbestellen). Sind Sie der einzige Eigentümer, ist eine Abmeldung nicht möglich. Rechts daneben befindet sich ein Stern, der das Projekt zu Ihren Favoriten hinzufügt. Wieder rechts daneben befinden sich weitere Einstellungen. Verfügbare Funktionen:

• TeilnehmerInnen verwalten
• Email-Einstellungen (sofort, einmal täglich, keine Mails)
• Excel exportieren
• Archivieren
• Pulse TV

Direkt unter diesen Funktionen können Projektmitglieder schneller hinzugefügt werden. Einfach den Namen eines registrierten Users oder die Email-Adresse eingeben.
Sind die Projekte angelegt, geht die Tour weiter:

• ProjekteigentümerInnen zuweisen: Durch Hinzufügen von Personenspalten.
• Status-Spalten hinzufügen: Um den Fortschritt des Projektes zu verfolgen.
  • Standardmäßig ist „in Arbeit“ mit gelb und „erledigt“ mit grün vergeben.
  • Weitere Farben stehen zur Auswahl
• Projekt-Phasen durchlaufen: Benennen Sie Ihre Spalten um.
  • Vorschläge werden gegeben: Entwicklung, Testen, Priorität…
•
• Ändern Sie den Status und passen Sie die Boards auf Ihre Bedürfnisse an.

Sie können mehrere Spalten, Projekte und Gruppen hinzufügen.

Damit endet die Tour von Hershko und die Arbeit kann beginnen. In der rechten unteren Ecke befindet sich ein Fragezeichen, hinter dem sich zwei Supportmöglichkeiten verbergen.

1. Supportkontaktieren
2. Anleitungen und FAQ

 

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Quellen:

www.dapulse.com