Großanbieter von Softwarelösungen bieten nicht immer geeignete Produkte für KMUs. Der Funktionsumfang ist meist zu groß und die Implementierungskosten immens. Standardsoftwarelösungen sind nicht an die individuellen Anwendungsfälle angepasst. Das breite Funktionsspektrum kann bei ähnlichen Vorgängen in unterschiedlichen Unternehmen und Branchen eingesetzt zu werden. Für die Anpassungen an die unternehmensspezifischen Anforderungen fallen üblicherweise zusätzlich Kosten an. Eine Fehlentscheidung bei der Softwareauswahl kann KMUs existenziell gefährden. Es ist entscheidend, wie man das System auswählt, nicht welches ausgewählt wird. In diesem Artikel wird beschrieben, wie man auf direktem Weg zur Entscheidung über eine neue Software kommt. Die Evaluierung von potenziellen Tools und die Entscheidung für eine Lösung kann durch Checklisten und Kriterienkataloge unterstützt werden. Das Hauptaugenmerk wird hier auf die Vorauswahl gelegt.
Vorgehen und Auswahlkriterien
Beim Projektstart wird eine strukturierte Vorgehensweise des Auswahlprozesses geplant. Gute Planung ermöglicht es die Softwarelösungen objektiv zu beurteilen. Ein 3-stufiges Vorgehensmodell erleichtert das Vorankommen. In jeder Stufe werden Kriterien für die Mindestanforderungen definiert und nach jeder Stufe werden die potenziellen Lösungen reduziert bis die optimale Lösung gefunden ist.
Stufe 1: Vorauswahl
In dieser Stufe wird empfohlen eine Marktrecherche durchzuführen. Die Auswahlkriterien beziehen sich auf die Technologie, auf die funktionale Abdeckung, auf zukünftige Unternehmensbedürfnisse, die Anbieterleistungen und den Kostenrahmen. In dieser Stufe werden alle potenziellen Lösungen einbezogen. Das können zu Beginn gut und gerne 50 Produkte und mehr sein. Am Ende dieser Stufe sollten nur noch 3-5 Lösungen übrig bleiben.
Methode zur Software-Vorauswahl
Um den Auswahlprozess schnell und erfolgreich abzuschließen, kann ein zwei Schritte Verfahren angewandt werden. Die beiden Werkzeuge, Checkliste und Kriterienkatalog, sollten zur Einfachheit gleich aufgebaut werden:
Als Erstes wird die Identifizierung der funktionalen Anforderungen mit Hilfe der Checkliste durchgeführt. Anhand der Checkliste wird ein individuelles Anforderungsprofil erstellt. Das Ergebnis sind unternehmensspezifische Kriterien. Diese bestehen aus den Mindestanforderungen der Funktionen der Softwarelösung. Nur wenn die Kriterien erfüllt sind, gelangen die potenziellen Programme in die engere Auswahl. Eine Nichterfüllung stellt ein K.O.-Kriterium dar.
Als Zweitens wird mit Hilfe des Kriterienkatalogs die Abdeckung der Anforderung an die Software ermittelt. Softwarevergleichsportale bieten einen schnellen Überblick über Standardkriterien. Kriterien wie Kundenzufriedenheit, Preis, erforderliches Betriebssystem und viele mehr können auf einen Klick ausgegeben werden. Der Kriterienkatalog dient dem Vergleich der Leistungsprofile der Softwarelösungen. Die Erstellung eines eigenen individuellen Kriterienkataloges ist genauer aber auch zeitaufwendiger. Hierfür ist der Leistungsumfang der einzelnen Produkte in den Kriterienkatalog zu übertragen. Auf diese Weise entsteht eine standardisierte Datenbank. Der Entscheidungsprozess kann von einem Netzdiagramm (Radar Chart) unterstützt werden. Die Visualisierung fungiert als Vergleichsdiagramm mit einer kreis- oder sternförmigen Anordnung und eignet sich besonders für Evaluationen auf Basis zuvor definierter Kriterien. Dabei wird die Abdeckung der Kriterien mit einer Skala oder in Prozent angegeben. Das Ranking ergibt die Abdeckung des Netzes.
Mit diesem erarbeiteten Anforderungsprofil kann ein konkretes Angebot beim Anbieter eingeholt werden.
Stufe 2: Feinauswahl
In der zweiten Stufe gehört die Präsentation der Softwarelösungen, Gespräche mit Anbietern, Workshops und Testinstallationen zum empfohlenen Vorgehen. Die zu definierenden Auswahlkriterien umfassen Kosten, Lösungskompetenz und Usability. Nach dem Abschluss der zweiten Stufe werden die potenziellen Produkte auf 1-2 reduziert.
Stufe 3: Endauswahl
In der dritten und letzten Stufe werden Feinspezifikation und Vertragsverhandlungen durchgeführt. Zu den Auswahlkriterien gehören Konditionen, Sicherheit und Verbindlichkeit. Am Ende des 3-stufigen Auswahlverfahrens bleibt ein geeignetes Produkt übrig. Der Vertrag wird unterzeichnet und es kann mit der Planung der Implementierung begonnen werden.
Die Suche nach einer geeigneten Softwarelösung für KMU stellt ein komplexes Problem dar. In diesem Beitrag ist die Wahl auf zwei bekannte Verfahren und Vorgehensweisen zur Softwareauswahl in KMUs gefallen, Checkliste und Kriterienkatalog. Die Heterogenität der am Markt vorhandenen betrieblichen Software erschwert die Auswahl branchenspezifischer Software. Der Softwareauswahlprozess ist eine schwierige und zeitintensive Aufgabe. KMUs fehlt oft das fachspezifische Wissen, Zeit und Humanressourcen. Abhilfe kann mit dem Einsatz externer IT-Dienstleister geschaffen werden. Aufgaben, wie die Erstellung eines Pflichtenhefts, die Durchführung einer Risikoanalyse oder einer wirtschaftlichen Bewertung werden so an Beratungsunternehmen ausgelagert.
Wie gestaltet sich in Ihrem Unternehmen der Softwareauswahlprozess?
Quellen:
http://www.ebusinesslotse-owl.de
https://www.managementreporting.info/2018/01/16/netzdiagramm-radar-chart/