Im Artikel „Interne Kommunikation“ wurden Instant Messaging Apps kurz als Kommunikationskanal vorgestellt. Instant Messaging Apps sind sowohl für die interne als auch für die externe Kommunikation geeignet. Dieser Artikel betrachtet zwei der wohl bekanntesten Messaging Apps: WhatsApp und Slack. Einsatz, Implementierung, Vor- und Nachteile dieser Apps werden beschrieben, sowie ein kurzer Blick auf die DSGVO-Konformität gewagt.
Slack
Diese Plattform unterstützt effiziente Kommunikation. Direkte Nachrichten, Gruppendiskussionen oder Team-Kommunikation (Channels) werden mit dazugehörigen Dateien, Anrufen und Kollegen ergänzt. Das Tool bietet neben Anrufen die Möglichkeit Videoanrufe oder Screensharing-Telefonate zu führen. Zur täglichen Arbeit ist oft eine Vielzahl von Applikationen notwendig. Slack bietet die Möglichkeit eine große Anzahl an Apps und Services zu integrieren. Beispiele: Bots, Analytik, Kunden-Support, Entwickler-Tools HR & Team-Kultur, Produktivität und viele mehr. Durch die Indexierung von Nachrichten in offenen Channels, Dateien, Uploads und Informationen wird das Teamwissen durchsuchbar gemacht.
Die Nutzung des Services ist online, über eine Desktop-Anwendung oder via App auf mobilen Endgeräten möglich. Für unterwegs werden Apps für iPhone, Android und Windows Phone geboten.
Die Vorteile der Messaging-Plattform haben die Verbreitung ausgehend vom Silicon-Valley bis in die weltweite Startup-Szene vorangetrieben. Ein Nachteil: Es mag sich übertrieben anhören, aber die jederzeitige Kommunikation birgt tatsächlich die Gefahr von Ablenkung. Der Sender rechnet mit sofortiger Antwort und wird ungeduldig und der Empfänger fühlt sich gezwungen sofort zu antworten.
Diese Instant Messaging App ist eher aus dem privaten Bereich bekannt, wird jedoch auch als Unternehmenskommunikations-Tool eingesetzt. Die 1,5 Milliarden (Stand: 1. Quartal 2018) NutzerInnen sind vorwiegend Privatpersonen. Aus diesem Grund eignet sich die App auch für die externe Kommunikation mit KundInnen. WhatsApp Business, noch nie gehört? Dieser Dienst für gewerbliche Anwendung ist seit Dezember 2017 verfügbar. Die Businessversion ermöglicht die Integration einer Festnetznummer für die Kommunikation mit KundInnen. Unter den Einstellungen sind zwei neue Funktionen zu finden: Business Einstellungen und Statistiken. Die Statistiken bieten noch keinen wirklichen Mehrwert für Unternehmen. Lediglich die Anzahl versendeter und erhaltener Nachrichten werden angegeben. Auch die Einstellungen sind überschaubar. Ein Business Profil (z.B. Unternehmenssitz, Unternehmensbeschreibung, Bild) kann angelegt werden. Abwesenheitsnotizen werden mit Betreff, Nachricht, Start- und Enddatum und –Zeiten hinzugefügt. Das Hinzufügen von wiederkehrenden Abwesenheiten ist aktuell nicht möglich. Ein Badge am Profilbild zeigt dem Kunden, ob es sich um ein verifiziertes oder ein nicht-verifiziertes Unternehmen handelt.
Im Vergleich zu Slack lässt sich in der fehlenden Integrationsmöglichkeit ein weiteres Defizit feststellen.
Die Nutzung des Services ist über eine Desktop-Anwendung für Mac und Windosw PCs oder via App auf mobilen Endgeräten möglich. Für unterwegs werden Apps für iPhone, Android und Windows Phone geboten.
DSGVO konform*
Über Slack kommunizieren täglich über 6 Mio. UserInnen. Die Instant Messaging App bietet Ihren NutzerInnen einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (AV- oder ADV-Vertrag) an. Indem Betroffene ihren Account deaktivieren und den Workspace-Inhaber um die Löschung bitten, kann das Recht auf Löschung geltend gemacht werden. Beantragt dieser Inhaber die Löschung bei Slack werden Profildaten gelöscht, die Kommunikation bleibt jedoch bestehen. Bedenklich ist jedoch, dass zahlende Inhaber ALLE Konversationen exportieren können. Davon sind auch Direktnachrichten und geschlossene Channels betroffen.
WhatsApp wirft in Unternehmen datenschutzrechtliche Probleme auf.
Das Bayrische Landesamt für Datenschutz (BayLDA) hat im Bericht für die Jahre 2015/2016 Bedenken niedergeschrieben. Dazu zählt, dass Metadaten zu Nachrichten in die USA übermittelt und die Kontaktdaten aus dem Adressbuch der NutzerInnen erhoben werden. Vor allem die interne Unternehmenskommunikation via WhatsApp ist als kritisch zu betrachten. WhatsApp hat in letzter Zeit einige Mängel behoben. Die Kommunikation ist schon länger Ende-zu-Ende-verschlüsselt und WhatsApp verfügt seit März 2018 über eine Privacy-Shield-Zertifizierung. Zudem können die Account-Informationen seit Mai angefordert werden.
Aktuell sollten die Geschäftsleitung explizite Anweisungen an die MitarbeiterInnen kommunizieren. Für betriebsinterne, sensible Daten oder Berufsgeheimnisse sollten Alternative Kommunikationsmöglichkeiten gewählt werden. Terminvereinbarungen sind via WhatsApp eher unbedenklich.
*Hinweis DSGVO: Dieser Artikel stellt lediglich eine generelle Information und keineswegs eine Rechtsberatung dar. Zum Thema „DSGVO“ wird eine individuelle Rechtsberatung empfohlen. Die Autorin übernimmt keine Haftung, gleich welcher Art, für Inhalt, Aktualität und Richtigkeit.
Quellen:
https://www.unternehmerweb.at/organisation/interne-kommunikation/
https://www.trendingtopics.at/slack-dsgvo/
https://digitaleinitiativen.slack.com/intl/de/apps
https://slack.com/intl/de/downloads/osx
https://onlinemarketing.de/news/whatsapp-business-version-fuer-unternehmen
https://www.cloudcompany.at/die-dsgvo-und-das-whatsapp-problem/