Die Digitalisierung schreitet immer mehr voran. Eine Frage, die in diesem Zusammenhang immer öfters gestellt wird: Ich möchte meine Rechnung zukünftig elektronisch erstellen. Was ist bei elektronischen Rechnungen anders, und was muss man beachten?
Was gilt überhaupt als elektronische Rechnung?
Dies sind Rechnungen, welche übermittelt werden:
- per Email
- als Email-Anhang
- als Web-Download
bzw. darunter fallen auch:
- eingescannte Papierrechnungen
- Fax Rechnungen
Nun genügt es nicht, für Ihr Unternehmen die elektronische Rechnungslegung einseitig festzulegen – auch Ihre Geschäftspartner müssen dieser Art der Rechnungsübermittlung zustimmen.
Wird die Rechnung mehrfach übermittelt (z. B. PDF- und XML-Datei) oder als Papier- und elektronische Rechnung, ist in der Rechnung darauf explizit hinzuweisen, um eine überhöhte Steuerschuld kraft Rechnungslegung zu vermeiden.
Stellen Sie bitte sicher, dass bei Ihren elektronischen Rechnungen folgende Punkte unbedingt gewährleistet sind, andernfalls steht Ihrem Geschäftspartner oder Kunden der Vorsteuerabzug nicht zu:
- Echtheit der Herkunft (Identität des Rechnungsausstellers muss gesichert sein)
- Unversehrtheit des Inhalts (erforderliche Rechnungsangaben wurden nicht geändert)
- Lesbarkeit (Inhaltlich ist die Rechnung verständlich und nachvollziehbar)
Das geeignete Verfahren zur Sicherstellung dieser drei Voraussetzungen können Sie frei wählen – ob im Zuge eines innerbetrieblichen Steuerungsverfahren (durch ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen), eines manuellen Abgleiches mit geeigneten Unterlagen (z.B. Bestellschein) oder durch eine elektronische Signatur bzw. ein elektronisches Siegel.
Aufbewahrungspflicht
Nur weil die Rechnungen elektronisch archiviert werden, ändert dies nichts an der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist – diese war und ist noch immer sieben Jahre.
Die drei oben beschriebenen Faktoren einer elektronischen Rechnung müssen für diesen Zeitraum sowohl durch den Leistungserbringer – also von Ihnen oder Ihrem Unternehmen – als auch vom Leistungsempfänger – Ihren Kunden bzw. Geschäftspartnern – gewährleistet werden.
Eine urschriftgetreue (= originale) Wiedergabe elektronischer Rechnungen ist nicht erforderlich, das heißt eine Kopie ist ebenfalls zulässig. Eine urschriftgetreue Speicherung setzt voraus, dass auch beschriebene oder bedruckte Rückseiten der Belege eingescannt werden. Eine farbgetreue Wiedergabe ist dann erforderlich, wenn beim Einscannen in Schwarz-Weiß Informationen oder Zusammenhänge, die nur wegen der farblichen Gestaltung erkennbar sind, verloren gehen würden.
Wie kann eine elektronische Rechnung aufbewahrt werden?
Dies kann mit Belegscannern, Mikrofilmen und Datenträgern erfolgen, wichtig und Voraussetzung ist jedenfalls, dass die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche Wiedergabe bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist.
Wenn die elektronische Rechnung in ein anderes Format konvertiert wird, dann muss zweifelsfrei bewiesen werden, dass keine inhaltlichen Veränderungen erfolgt sind.
Welche Vorteile hat die elektronische Rechnung und die digitale Aufbewahrung für Sie?
- Weniger Ausgaben für Post und Boten, Druck- und Papierkosten werden gering gehalten.
- Mit einem Klick bequem die Rechnungen von zu Hause oder von unterwegs per Handy hochladen. Sparen Sie sich den Weg zu ihrem Steuerberater oder zur Post und somit Zeit.
- Gelangen Sie mit einem Klick sofort zu jeder Tages- und Nachtzeit zu den gesammelten Belegen. Belege sind jederzeit abrufbar.
- Bye, bye Zettelwirtschaft- Archivieren Sie Ihre Belege elektronisch.
Tipps um auch digital ein Zettelchaos zu vermeiden
Ablage der Belege: Legen Sie sich digitale Ordner an, sortiert nach Jahren. Wie in einem physischen Belegordner trennen Sie die Belege in verschiedene Belegkreise, z.B. Bankbelege, Kassabelege, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, etc.
Speichern Sie die Belege in chronologischer Reihenfolge. Jedes neue angelegte Dokument immer gleich abspeichern: Jahr – Monat – Tag und Thema. Das macht das Suchen und Finden einfacher.
Machen Sie sich wöchentlich eine Erinnerung in Ihrem Online oder Outlook Terminkalender, damit Sie die Belege einscannen und abspeichern.
Tipp: Mindestens 1x im Monat Desktop entrümpeln! Schafft Übersicht, Klarheit und hilft.