Die Fuhrparkverwaltung bleibt von der Digitalisierung nicht verschont. Durch automatisierte GPS (Global Positioning System) Kilometererfassungssystem für MitarbeiterInnen werden FahrerIn, Strecke, Zeiten und Zweck erfasst. Der große Vorteil, es können Einsparungspotenziale aufgezeigt werden. Bedenken kommen von Personalvertretung und von Seiten der Arbeiterkammer (AK), dort wird eine Überwachung von MitarbeiterInnen befürchtet. Somit stellt sich die Frage: Wie kann das Potenzial ausgeschöpft werden, ohne die MitarbeiterInnen-Privatsphäre einzuschränken?
Funktionsweise
Als erstes wird ein GPS Modul im Fahrzeug verbaut. Idealerweise, ohne Einbaukosten, mittels Plug & Play in den in jedem Auto vorhandenen Diagnosestecker. Das Modul erhebt den Fahrverlauf und die Fahrzeuginformationen. Die Daten werden auf einen Server übertragen und können jederzeit online abgerufen werden. Eine Fuhrparkmanagement-Software greift im Anschluss auf die erfassten Informationen zu, bereitet diese übersichtlich auf und bietet Möglichkeiten wie Geofencing, Tracking und Tracing.
Geofencing fällt unter die Kategorie Internet der Dinge (Internet of things – IoT). Diese Dinge bzw. Geräte sind nicht alle dafür geeignet eine WLAN-Verbindung aufzubauen. Einige nutzen Funkprotokolle mit geringer Reichweite, wie Bluetooth, Zigbee, 60GHz oder sichtbares Licht. Es wird davon ausgegangen, dass in Zukunft immer mehr Geräte solche Verbindungen aufbauen werden, bei deren Verwaltung kommt das Geofencing-Konzept zum Einsatz. Beim Geofencing werden virtuelle Grenzen und Areale erstellt in denen sich die Geräte aufhalten und bewegen können. Auch können die Geräte davon abgehalten werden außerhalb ihrer sicheren Umgebung zu funktionieren.
Tracking mittels GPS-Tracker bietet Funktionen zur Fuhrparkverfolgung. Dabei werden Echtzeitinformationen über Fahrzeuge wie das Fahrverhalten, voraussichtliche Ankunftszeit, Navigation zur Routenoptimierung, Maßnahmen zur Kraftstoffeinsparung und die Kommunikation mit FahrerInnen ermöglicht.
Tracing bzw. die GPS Fahrzeugortung ist die Grundlage einer effizienten Fuhrparkverwaltung.
Mit diesen drei Konzepten behalten die Verantwortlichen während der Betriebszeiten den Überblick über die Standorte der Fahrzeuge und ihre Kilometerstände.
Vorgaben Fahrtenbuch
Nach der Rechtsprechung des Verwaltungsgerichtshofes dient ein Fahrtenbuch als Nachweis zur Ermittlung der Anzahl betrieblich und privat gefahrener Kilometer. Unter Einhaltung der Formvorschriften gem. § 163 BAO (Bundesabgabenordnung), können Fahrtenbücher auch in elektronischer Form geführt werden. Die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe soll bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet sein. Nachträgliche Abänderungen, Streichungen und Ergänzungen von zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten müssen technisch ausgeschlossen oder nachvollziehbar dokumentiert sein. Die inhaltliche Richtigkeit kann vom Abgabepflichtigen im Einzelfall nachgewiesen oder glaubhaft gemacht werden.
Lohn- und Diätenabrechnung
Anbieter von Fuhrparkmanagement-Softwart ermöglichen unter anderem auch Lohn- und Diätenabrechnungen. Mit dem digitalen Fahrtenbuch ist es möglich Zeit und damit verbundene Kosten zu sparen. Mit der automatischen Arbeitszeitkontrolle können Reisekosten, Gesamtarbeitszeit, Zusatzarbeitszeit, Urlaub, Krankenstand, Zeitausgleich, Diäten und Nachtzulagen für In- und Ausland (Aufzeichnung Grenzübertritte) ausgewertet werden. Die automatischen Aufzeichnungen können nachbearbeitet werden, wobei Manipulationen ausgeschlossen sind, und bieten so finanzamtskonforme Arbeitszeitenaufzeichnung und Diätenerfassung.
Wahrung der Privatsphäre
Die Wahl einer digitalen Fuhrparkverwaltung sollte auf einen Anbieter mit einer Funktion für Privatschutz fallen. Solche Funktionen können von den LenkerInnen aktiviert werden. Im Privatmoduls werden nur mehr die gefahrenen Kilometer angezeigt, ohne zusätzliche Fahrtinformationen, denn die Anzeige der gefahrenen Kilometer ist eine finanzrechtliche Vorschrift. Mit dieser Funktion bleiben dem Unternehmen die automatischen Fahrtenbücher, die bei Betriebsprüfungen vorgezeigt werden können und die Privatsphäre der MitarbeiterInnen bleibt dennoch geschützt.
Welche Variante haben Sie in Verwendung?
Quellen:
https://www.vn.at/lokal/vorarlberg/2018/02/21/digitalisierung-unter-der-motorhaube.vn
https://www.netzpiloten.de/geofencing-geo-internet-der-dinge-funk/
https://www.fleetcomplete.at/ist-ihre-losung-wirklich-skalierbar/
https://www.pressetext.com/news/20150811008
https://www.wko.at/service/steuern/Muster:-Fahrtenbuch.html
https://www.jusline.at/gesetz/bao/paragraf/163