Immer wieder fragen mich Kunden, wie denn eine gute und sinnvolle E-Mailsignatur aussehen soll, damit sie möglichst professionell wirkt und technisch funktioniert.
Die E-Mail-Signatur dient in erster Linie als persönliche Unterschrift am Ende eines Mails. Darüber hinaus kann sie aber noch viel mehr sein. Sie bietet die Möglichkeit neben der Übermittlung von Kontaktinformationen auch die Aufmerksamkeit des Lesers zur erreichen und Botschaften zu transportieren. Diese Chancen sollten sie nutzen. Früher war es üblich Signaturen möglichst kurz und bündig zu gestalten. Da es heute aber auf ein, zwei Zeilen mehr nicht ankommt, kann eine Mailsignatur ruhig auch etwas länger sein und Links auf Webseiten und Social Media beinhalten.
Eine gute E-Mail-Signatur beinhaltet folgende Elemente:
Name und Unternehmen
Sehr wichtiges Element, da E-Mail-Adressen oft nicht auf ihren vollständigen Namen schließen lassen. Der Name des Unternehmens ist ebenfalls für den Aufbau ihrer Marke wichtig.
Kontaktinformationen
Die Kontaktinformationen sollten möglichst komplett sein, also Festnetznummer, Mobilnummer und Link auf die eigene Webseite. Die Mailadresse nochmals separat anzuführen ist möglich aber kein Muss, da sie über das Mail selbst ja bereits kommuniziert wird. Telefonnummern sollen so angegeben werden, dass ein direktes Wählen beim Antippen der Nummer z.B. von einem Handy aus möglich ist.
Social Media Links
Sie sollten den von ihnen am meisten und am professionellsten genutzten Social Media Account verlinken. Das ist modern und trägt dazu bei auch auf andere Wege mit ihnen in Kontakt zu treten.
Form
Grundsätzlich können sie ihre E-Mail-Signatur frei gestalten. Ein Hauptaugenmerk müssen sie aber auf gute Lesbarkeit und Verständlichkeit legen. Da ihre Empfänger womöglich andere Betriebssysteme und Mailclients als sie verwenden, sollten sie von ausgefallenen Schriften und Formatierungen Abstand nehmen. Ihre Mails schauen beim Empfänger garantiert anders aus, wenn ihre gewählte Schrift nicht auf dem Empfängersystem installiert ist.
Responsive Design
Bedenken sie, dass Mails heute auf einer Vielzahl von Endgeräten gelesen werden. Das Verfassen von E-Mails als HTML Code ist mittlerweile weit verbreitet und es gibt zahlreiche technische Tricks um das Aussehen für Endgeräte zu optimieren. Sie sollten das Erscheinungsbild ihrer Mails mit möglichst vielen Geräten testen.
Logos und Fotos
Fotos und Logos in Mails einzubetten ist grundsätzlich möglich. Jedoch werden Bilder von Mailclients oft nicht automatisch angezeigt und müssen separat heruntergeladen werden. Somit können sie ihr eigentliches Ziel verfehlen. Bildinformationen machen E-Mails darüber hinaus unnötig groß. Besser sie verzichten darauf.
Rechtliche Angaben
In Österreich müssen laut Unternehmensgesetzbuch (§14 UGB) im Firmenbuch eingetragenen Unternehmen auf Geschäftsbriefen, dazu zählen auch alle geschäftlichen E-Mails, bestimmte Angaben über ihr Unternehmen machen. Dann gibt es noch die Gewerbeordnung, das E-Commerce-Gesetz (§5 ECG) und EU-Gesetze, die beachtet werden müssen und auch für das Impressum ihrer Webseite gelten. Demnach erforderliche Angaben sind:
– Firmenwortlaut gemäß Firmenbucheintrag
– Telefonnummer, die Angabe einer E-Mailadresse alleine reicht nicht, es muss eine weitere Kontaktmöglichkeit angegeben werden
– Firmensitz (gemäß Firmenbucheintrag, geografische Anschrift, Standort der Gewerbeberechtigung)
– Rechtsform
– Firmenbuchnummer, Firmenbuchgericht
– zuständige Aufsichtsbehörde
– Die Kammer, bzw. der Berufsverband (z.B. Wirtschaftskammer)
– befindet sich das Unternehmen in Liquidation, ist dies anzuführen.
– Umsatzsteueridentifikationsnummer
Leider reicht es nicht aus, einen Link auf das Impressum der Webseite anzugeben. Denn wird das Mail ausgedruckt oder liest man es offline, kann der Leser diese Informationen nicht abrufen.
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