Ein Event zu organisieren erfordert Multitasking Fähigkeit. Meist müssen Sie unter Zeitdruck mehrere Aufgaben bearbeiten und an alle Eventualitäten denken. Um nicht den Überblick zu verlieren, bieten Event Management Tools eine gute Hilfestellung.
Die passende Event Management Software wählen
Definieren Sie genau, was Sie brauchen. Ticketsystem, Sprecherverwaltung, Web- oder Mobile-Broschüre oder Interaktionsfunktionen?
Versuchen Sie die verschiedenen Stärken der Event-Management-Software herauszufinden. Suchen Sie nach Anbietern für spezielle Aufgaben oder nach einer All-in-One-Lösung? Die meisten Lösungen sind auf eine Aufgabe spezialisiert. Das kann zeitaufwendig, unübersichtlich und teuer sein.
Rezensionen in App Stores oder Nutzergemeinschaften können Ihnen bei Ihrer Entscheidung helfen. Gibt es die Möglichkeit eine Demo zu testen? Dann prüfen Sie, ob das Tool Ihren Anforderungen entspricht.
Evenbrite
Das Tool bietet eine Ticketing-Lösung für jegliche Arten von Veranstaltungen. Das System ist genauso für kleine Treffen, wie für große Konzerte geeignet. Über die Online-Plattform können die Tickets eingestellt und verkauft werden und Kunden können Events suchen oder in Kategorien stöbern. Eventbrite kann an Ihre Wünsche angepasst werden und ermöglicht die Registrierung via Smartphone. Die Ticketing-Lösung bietet den Versand von E-Mail-Bestätigungen und Erinnerungen.
Zur Auswahl stehen drei unterschiedliche Paket, Essentials (3,5 % + 0,49€ pro verkauftem Ticket), Professional (5,5 % + 0,99 € pro verkauftem Ticket) und Premium (Individuelle Preisgestaltung). Je höher der Preis, desto größer der Leistungsumfang. Für kostenfreie Tickets entfallen die Gebühren. Buchungsgebühren können an die TeilnehmerInnen weiterverrechnet werden.
Trello
Trello ist im Grunde keine Event-Management sondern eine Projektmanagement-Software. Mit Hilfe des Aufgaben-Management-Ansatzes „ToDo“, „Doing“ und „Done“ ist das Tool sehr hilfreich in der Planungs- und Umsetzungsphase von Events. Trello überzeugt vor allem mit der visuellen Benutzeroberfläche, der Benutzerfreundlichkeit und den Funktionen für die Zusammenarbeit.
Leider gibt es keine Möglichkeit die gesamte Eventverwaltung aus der Metaebene zu betrachten. Es ist keine Hauptkalenderansicht vorhanden, Aufgaben können immer nur einzeln betrachtet werden. Der gesamte Eventstatus ist nicht ersichtlich.
Das Basispaket von Trello ist kostenlos, die Business Class Variante kostet bei jährlicher Zahlung $9,99 pro Benutzer/Monat.
WordPress Theme
Im Blog „Mit mir und WordPress – 5 Schritte zur eigenen Website!“ wurde bereits eine 5-Schritte-Anleitung für das Content-Management-System WordPress gegeben. WordPress bietet ein spezielles Theme für das Konferenz- und Event-Management, so kann eine eigene Event-Website erstellt werden.
Inhalte wie Konferenzagenda und Sprecherinformationen sind leider immer manuell zu aktualisieren. Dieser Vorgang ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Der Inhaltsverwaltungsteil ist nicht speziell auf Konferenzen zugeschnitten. Mit ergänzenden Lösungen wie dem Agenda Center und dem Speaker Center von Whova lassen sich auch Updates durchführen.
Whova
Mit der All-in-One-Event-Management-Software werden Veranstaltung von Anfang bis Ende mit nur einem System nahtlos verwaltet. Features können nach Bedarf aktiviert oder deaktiviert werden. Die Event App bietet die Möglichkeit zur Teilnehmer- und Aussteller-Beteiligung. Das Logistik-Management-Tool unterstützt die Erstellung von Namensschildern und den Check-in von TeilnehmerInnen. Content-Management-Tools helfen bei der Verwaltung von Terminen und der Erstellung von Veranstaltungswebseiten. Zusätzlich stehen ein Konferenz-Management-Tool und Funktionen für Online Registrierung und Event Promotion zur Verfügung.
Die Whova App hat das Networking und die Interaktion von EventteilnehmerInnen revolutioniert. Die Event-App hat sehr gute Bewertungen in den App-Stores. In den Jahren 2016 und 2017 hat Whova mehrere Event Technology Awards gewonnen.
Der Preis wird nur auf Anfrage bekannt gegeben.
Denken Sie bei der Entscheidung immer daran, dass es nicht darum geht die beste Software zu nehmen, sondern die, die am besten für Sie funktioniert. Das richtige Werkzeug kann Ihnen die Event-Organisation enorm erleichtern. Was ist Ihre Lieblings-Event-Planungssoftware?
Quellen:
https://whova.com/blog/free-event-planning-software-make-you-rockstar/
https://trello.com