Ist das Tablet tatsächlich ein Schritt in die Richtung papierloses Unternehmen oder bleibt es eine Spielerei für das Privatleben?
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Die Entwicklung zum papierlosen Unternehmen schreitet langsam voran: von der Verwendung von Papyrus über heutiges Papier bis zur Erfindung des papierlosen Büros von Xerox im Jahr 1975. Wenn auch heute, im Jahr 2014, die Voraussetzungen für das digitale Unternehmen gegeben sind, erweist sich Papier als hartnäckig. Der Papierverbrauch ist weiterhin hoch, bei gleichzeitiger Zunahme von digitalen Dokumenten. Die Datenflut bestätigt: Wir werden immer mehr zu Datenmessies. Der Mensch ist ein haptisches Wesen, Papier anfassen, zerknüllen, ankritzeln, falten und schreddern macht Spaß und soll sogar die Konzentration fördern.
Grundvoraussetzungen für das papierlose Unternehmen wie Netzbandbreite, Speicher, PC und mobile Endgeräte, alles kein Problem. Selbst die rechtlichen Rahmenbedingungen werden besser. Also woran fehlt es?
Die Arbeit mit der Thematik des papierlosen Unternehmens und dem idealen Einsatz von EDV Hilfsmitteln ist sehr zeit- und kostenintensiv und abhängig von Unternehmensgröße, Branche und Anforderungen. Ein absolut papierloses Büro gibt es bislang nicht. Zumindest eine Annäherung – das papierarme Büro. Papierloses Arbeiten hat seine Grenzen, Ziel sollte nicht Verbannung des Papiers, sondern sinnvolle Reduktion sein. Doch wie? Auf den Einsatz eines elektronischen Dokumenten-Management-Systems (DMS) kann nicht verzichtet werden. DMS ermöglicht den Zugriff auf alle Daten und Dokumente. Der Zugriff ist überall mit mobilen Geräten möglich, MitarbeiterInnen arbeiten immer mit den aktuellsten Daten. Was braucht man noch? Für die Arbeit mit einem Tablet hat man alle Unterlagen immer mit, man muss keine Akten herumschleppen, aber ein Stift, alternativ eine externe Tastatur sind hilfreich, sowie Apps und drei Hauptschritte zur Erreichung des papierarmen Unternehmens:
Schritt 1: Von der Zettelwirtschaft zu digitalen Dokumenten
Zu Beginn wird eine Bestandsaufnahme durchgeführt. Ziel ist ein Überblick, über die zu digitalisierenden Dokumente. Was nicht benötigt wird, kommt weg!
Anschließend erfolgt das Scannen der Dokumente, in Eigenarbeit oder durch Dienstleister. Führt man die Digitalisierung selbst durch, müssen die Anforderungen an Hard- und Software klar sein. Mit mobilen Geräten digitalisiert man unterwegs. Die Scan-Software sollte neben Bildverarbeitung, –optimierung und -speicherung über eine OCR-Funktion verfügen. OCR erkennt den Textinhalt eines Dokumentes und stellt ihn, im Volltext zur Verfügung. Der Text wird vollständig durchsuchbar und bearbeitbar. Diese Funktion bildet die Grundlage für den nächsten Schritt.
Schritt 2: Digitale Dokumente speichern, verwalten und finden
Die Entscheidung über lokal installierte Software oder Cloud-basierte Systeme muss getroffen werden. In der Cloud gibt es ein großes Angebot von Diensten bzw. Apps, die primär der Speicherung dienen. Die Grenzen zwischen lokaler Software und Cloud verschwimmen zunehmend. Viele Cloud-Lösungen bieten auch lokale Clients an, die lokale Daten mit der Cloud synchronisieren. Vorteile der Cloud: MitarbeiterInnen erhalten sofort Zugriff und Dokumente werden einfach und kontrolliert an Externe verteilt. Sensible Dokumente bedürfen besonderer Datenschutzbestimmungen. Ziel einer effektiven Verwaltung ist, die digitalen Dokumente selbst und ihre Inhalte: schnell, weltweit, jederzeit und einfach verfügbar zu machen. DMS bieten Funktionen zur Beschlagwortung, Suche und Filterung von großen Dokumentmengen für viele MitarbeiterInnen.
3. Schritt: Papierunterlagen archivieren oder entsorgen
Im papierlosen Unternehmen liegen alle relevanten Unterlagen in digitaler Form vor. Ob und welche Unterlagen für wie lange aufbewahrt werden, ist kein triviales Thema. Die rechtlichen Rahmenbedingungen sind zu beachten. Hierzu ist ein Archivsystem hilfreich, das Papierarchiv sollte nur in Ausnahmefällen genutzt werden.
Der nächste Schritt wäre der Einsatz eines Enterprise-Content-Management-System (ECM).
Eine Software, die alles kann, gibt es nicht…
Populäre Standardsoftware hat sich noch nicht etabliert, dadurch sind Kompatibilitätsprobleme vorprogrammiert. Bei vielen Apps gibt es wenig bis keine Rezensionen, die fehlenden Erfahrungsberichte können von der Nutzung abschrecken. Unsicherheit bei Datensicherheit, vor allem bei geschäftskritischen Daten (auf Servern im Ausland), erschwert das Ende des Papierkrieges. Altbewährte Routinen behindern das Einführen von neuen Arbeitsabläufen.
Wie verhält es sich in Ihrem Büro, wo verzichten Sie auf Ausdrucke? Existiert das papierlose Büro bereits?
Quellen:
http://www.druckmarkt.com/archiv/pdf/24/papierlos.pdf
http://www.heise.de/ct/heft/2014-5-Papierlos-im-Buero-und-Alltag-ein-Selbstversuch-2107181.html