Sie haben eine Sitzung, ein Treffen, eine Versammlung, eine Konferenz, eine Zusammenkunft, eine Tagung, eine Besprechung oder einen Geschäftstermin? Dann haben Sie also ein Meeting. Gut dass es dieses einfache Lehnwort aus dem Englischen gibt, das so viele verschiedene Möglichkeiten des einander Treffens in sich vereint.
Und damit wären wir schon bei der Quintessenz. Meeting-Kultur ist das dazugehörige Buzzword. Es beschreibt den generellen Umgang mit Sitzungen, Treffen, Versammlungen und Co. in Unternehmen.
4,9 Stunden pro Woche verbraucht der durchschnittliche Manager für die Vorbereitung seiner Meetings. Er sitzt in sieben Besprechungen, die durchschnittlich 2 Stunden und 45 Minuten dauern und an denen im Schnitt sieben Personen teilnehmen. Das eben Aufgelistete ist Teil der Meeting Kultur! Ein Meeting einzuberufen kann daher fallweise schon als eine Bedrohung gewertet werden.
Es geht auch anders:
Tipp 1: Stehen
Stehen verkürzt die Meeting Länge und verbessert die Ergebnisse. © Foto: Bene AG
Lassen Sie einfach die Stühle weg! Eine Stehparty dauert bekanntlich weniger lang als eine Sofaparty. Eine Studie der Universität Missouri hat herausgefunden, dass Meetings im Stehen um 34% kürzer dauern. Aus den 2:45 h werden nun 1:49 h, das heißt unser durchschnittlicher Manager hat plötzlich pro Woche 6,5 Stunden mehr Zeit für andere Tätigkeiten. Bei sieben Teilnehmern sind das Pi mal Daumen 45 Stunden, die Sie sich und Ihrem Unternehmen pro Woche sparen.
Die Studie zeigte übrigens, dass die Qualität der erfolgten kürzeren Meetings tendenziell auch noch besser ist als die ausgesessene Variante.
Die richtigen Möbel erleichtern Meetings im Stehen. Daher lohnt es sich auf beste Qualität zu achten.
Tipp 2: Auswahl des Ortes
Bürogestaltung und Führungssysteme haben zusammen den größten Einfluss auf die Produktivität von Mitarbeitern im Büro. Das haben wir in unserem Artikel „Welchen Beitrag leisten moderne Büros zur Produktivität?“ schon festgestellt und dies gilt besonders für Meetings. Der Büroangestellte in seiner Box, der sich zum Meeting in einen mit Neonlicht befeuerten Besprechungsraum ohne Tageslicht begibt ist nicht nur Old School sondern verhindert schon im Ansatz gute Ergebnisse. Der Wohlfühlfaktor am Meeting Point ist eben nicht zu unterschätzen.
„Die guten Ideen entstehen beim Kaffeeautomaten“ – dieser Alltagstheorie ist durchaus etwas abzugewinnen. Weist dieses Beispiel eindeutig auf die lockere Kommunikation hin, die dort stattfinden kann. Und damit ist klar, dass der Ort des Meetings mit seinen Wohlfühlfaktoren fast direkt proportional zum Erfolg des Meetings beiträgt.
Meetings können auch als eine dynamische Bewegung zwischen Routine und Wissensarbeit betrachtet werden. So können Sie in Büros, die verschiedene Zonen anbieten, in jeweils der Zone stattfinden, die Kommunikation, Konzentration oder Co-Creation unterstützt. Das klassische Besprechungszimmer ist heute weit mehr als ein Raum für Besprechungen sondern eine Platz für multimediale und verschiedenartige Meetings.
Eine coole Cafeteria lässt auch coole Meetings zu. © Foto: Bene AG
Choose the Place you need!
Haben Sie es schon mal mit einem Meeting beim Spazieren gehen versucht? Nein? – Vielleicht aber schon mal im Kaffeehaus oder beim Wirt’n ums Eck probiert. Natürlich ist dafür nicht jedes Meeting geeignet, aber als Unternehmer haben Sie Einfluss auf Ihre Meeting Points und die entsprechenden Lokalitäten. Nützen Sie dieses Potential und steigern Sie die Ergebnisse.
Tipp 3: Führung
Bereiten Sie das Meeting gut vor! Stellen Sie die Unterlagen den Teilnehmern rechtzeitig zur Verfügung und verlangen Sie entsprechende Vorbereitung auf das Meeting. Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer anwesend sind. Zugeschaltet mittels Video oder Telefon ist immer noch besser als gar nicht anwesend! Machen Sie sich die Rolle der einzelnen Teilnehmer bewusst. Sind externe Partner dabei oder gar der Auftraggeber, dann stellen Sie sicher, dass ein positives Bild der Unternehmenskultur vermittelt wird. Mitarbeiter in Meetings abzukanzeln ist keine gute Idee. Leiten Sie Diskussionen sachlich und unaufgeregt. Arbeiten Sie immer ergebnisorientiert und vor allem halten Sie sich an ihren Zeitplan.
Tipp 4: Komplexität
Laufen Sie nicht in die Komplexitätsfalle! Zu viele Themen auf der Agenda überfordern Sie und Ihre MitarbeiterInnen. Komplexität ist der natürliche Feind von Diffusion. Sei es am Markt für Ihre Produkte oder am Marktplatz des Wissens in Ihrem Unternehmen. Wissensarbeit bedeutet nicht möglichst hohe Komplexität zu erzeugen, sondern die Dinge so einfach wie möglich zu gestalten – aber nicht einfacher!!! – wie bereits Einstein bemerkte.
Eine Agenda mit einem klaren Fokus ist ein wichtiger Vorteil. Brechen Sie die Dinge herunter, suchen Sie einfach und verständliche Erklärungen und überfordern Sie die TeilnehmerInnen nicht mit Detailwissen, dass vielleicht die Wichtigkeit Ihrer Rolle betont, aber oft überfordernd wirkt. Und wenn Sie wirklich viele Themen haben, dann machen Sie zwischen den Themenblöcke eine entsprechende Pause. Vielleicht eignet sich dann ein kurzer Themenblock zur Besprechung in der Kaffeeküche am Stehtisch. 😉
Tipp 5: Persönliche Wertschätzung
Persönliche Wertschätzung bestimmt das Ergebnis eines Meetings. © Foto: Bene AG
Seien Sie zuvorkommend! Ein ganz schwieriger Punkt im Zeitalter der Ich-AG, Generation Y und einer „straighten“ Karriereplanung. Der österreichische Büromöbelhersteller Bene spricht in diesem Zusammenhang nicht umsonst von einem Management der Vielfalt.
Es gibt mittlerweile einige Studien, die den Gedanken, dass Teams mehr leisten widerlegen. Der Volksmund weiß es ja schon länger was TEAM bedeutet: Toll ein anderer machts!
Teamarbeit ist zwar eine wichtige Form des modernen Arbeitslebens. Trotzdem ist es mindestens genauso wichtig, die Bedeutung des Einzelnen im Team hervorzuheben. Erfolgreiche Interaktion ist immer ein Produkt, das mit persönlicher Wertschätzung direkt in Verbindung steht.
Tipp 6: Reflektion
Seien Sie reflektiert. Machen Sie unter Umständen eine Feedbackrunde am Schluss. Beachten Sie dabei aber, dass es auch Ausnahmen zu dieser Regel gibt. Lassen Sie die Reflexionsrunde weg, wenn Kunden oder Externe Partner anwesend sind.
Was Sie immer machen können ist sich selbst und das Meeting zu evaluieren. Wie lässt sich ein Meeting beschlagworten? Kooperative, ergebnisorientiert, geprägt von Austausch und gegenseitiger Wertschätzung oder hierarchisch geführt, langatmig, geprägt von Grundsatzdiskussionen und womöglich ohne verwendbare Ergebnisse.
Vom Meeting zur Co-Creation
Co-Creation, die Möglichkeit zur einer Zusammenarbeit, die Großes schafft, kann ein Schlüssel zum erfolgreichen und ergebnisorientierten Meeting sei. Was zählt, sind Kooperation, Austausch und Vernetzung. Meetings benötigen ein Arbeitsumfeld, das nicht nur Workflow-Routine unterstützt, sondern vor allem der Kreativität den nötigen Raum gibt.
Quellen:
http://bene.com/de/office-magazin/bene-edition-raeume-der-arbeit-zwei/
http://www.harvardbusinessmanager.de/blogs/a-864695-2.html
http://karrierebibel.de/meetingkultur-9-tipps-fuer-bessere-besprechung/
http://www.computerwoche.de/a/in-zehn-schritten-zum-erfolgreichen-meeting,1890637