Der österreichische Kommunikationswissenschaftler Watzlawick stellte fest, dass jedes Verhalten eine Form der Kommunikation ist und fasste diese Entdeckung folgendermaßen zusammen: „Man kann nicht nicht kommunizieren!“. Kommuniziert wird somit immer, egal ob bewusst oder unbewusst. Es ist Aufgabe der UnternehmerInnen oder der Führungspersonen eine effiziente Kommunikation zu gewährleisten. Kommunikation soll nicht als lästige Pflicht gesehen werden, sondern als Werkzeug mit positivem Einfluss auf die Unternehmenskultur. Ziel soll es sein die ideale Kommunikationsstrategie in der Unternehmenskultur zu verankern. Ob durch digitale Kommunikationstools, Plattformen, Email, oder direkte, persönliche Gespräche; der Startpunkt liegt in der Strategischen Planung und Implementierung der Kommunikationsstrategie. Wird die Wichtigkeit der Unternehmenskommunikation nicht erkannt, besteht die Gefahr, dass MitarbeiterInnen Informationsdefizit verspüren. Fehlende Kommunikation oder das Verschweigen von Problemen kann dazu führen, dass sich MitarbeiterInnen ihre eigene Wirklichkeit konstruieren. Jeder Mensch ist anders und hat unterschiedliche Erfahrungen und Kenntnisse. Durch diese Ausgangssituation bietet fehlende Kommunikation Spielraum für Verschwörungstheorien, Gerüchte, Sorgen und Ängste und die Infizierung anderer MitarbeiterInnen mit dieser negativen Stimmung.
Bevor Sie sich über die Implementierung von Kommunikationstools Gedanken machen, sollten Sie eine Strategie erarbeiten. MitarbeiterInnen müssen Strategien, Pläne und Ziele kennen, um Ihre Arbeit danach ausrichten zu können. Geheimniskrämerei führt dazu, dass sich die Produktivität verringert und Misstrauen entsteht. Wir sprechen hier natürlich von zielgruppenorientierter Kommunikation. Es ist genauso wenig zielführend, wenn alle MitarbeiterInnen über Vorgänge informiert werden, die nicht zu ihren Aufgabenbereichen gehören. Im Unternehmensumfeld wird es oft als Selbstverständlich angesehen, dass MitarbeiterInnen informiert werden sollen. Ungeplant und unstrukturiert werden dann Informationen an die falschen EmpfängerInnen weiter gegeben. Es kann auch vorkommen, dass in der Hektik überhaupt vergessen wird alle AkteurInnen zu informieren. Mitunter ist nicht bekannt, wer welche Informationen benötigt und wie diese die Zielgruppe erreichen. Das Bereitstellen von Informationen führt auch nicht automatisch dazu, dass MitarbeiterInnen informiert sind. Die Informationsverarbeitungskapazität von Menschen ist begrenzt.
6 W
Umfassende Kommunikationsmaßnahmen führen dazu, dass Führungskräfte und MitarbeiterInnen über relevante Informationen verfügen. Sie können sich 6 W-Fragen merken: Wie, welche Information, wem, wann übermittelt werden soll und wie häufig und mit welchen Medien der Austausch stattfinden soll.
Des Weiteren ist zu beachten; Kommunikation beinhaltet nicht nur funktionale Aspekte (Inhaltsaspekt). Darunter ist die sachliche und aufgabenbezogene Information gemeint. Seien Sie sich immer bewusst, dass Kommunikation auch immer eine soziale Komponente beinhaltet (Beziehungsaspekt). Dazu gehören das Bedürfnis nach Anerkennung, Wertschätzung, Zugehörigkeit, Empathie und respektvoller Umgang. So können Unternehmen frühzeitig erkennen, ob sich Widerstände aufbauen oder MitarbeiterInnen können abgeholt und auf den richtigen Weg geschickt werden. Schreiben Sie ihr Kommunikationskonzept nieder, um es selbst zu verinnerlichen.
Gelungene Kommunikation trägt dazu bei, dass MitarbeiterInnen in die Unternehmensleitung vertrauen. Nur wenn MitarbeiterInnen darauf vertrauen können, dass sie das Unternehmen in eine positive Zukunft führt, kann man auch mit einem Engagement der MitarbeiterInnen rechnen.
10 Regeln der Kommunikation
Sagen Sie immer die Wahrheit. Versprechen Sie nur, was Sie auch halten können. Immer das ganzheitliche Bild vermitteln. Kommunikation ist Chefsache. Authentizität. Empathie. Klar und verständlich sprechen. Konsistent kommunizieren. Immer vorbereiten. Umfassend kommunizieren.
Erst wenn die Fülle dieser Punkte klar konzipiert wurde, kann auch darüber nachgedacht werden, ob und welches Kommunikationstool sich eignen könnte.
Wie ausführlich informieren Sie Ihre MitarbeiterInnen?
Quellen:
https://www.pearson-studium.de
http://www.springer.com/978-3-642-21688-6
https://www.paulwatzlawick.de/axiome.html