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Erstkundengespräche sind häufig die schwierigsten und führen nur selten direkt zur Vertragsunterschrift. Manchmal kommt es gar nicht dazu, aus ganz einfachen Gründen: Kunden und Unternehmer sprechen keine einheitliche Sprache. Sie reden sinnbildlich aneinander vorbei und fühlen sich womöglich missverstanden. Einfache Tipps helfen Unternehmer dabei, erfolgreich neue Aufträge zu finden, die mit einer raschen Vertragsunterschrift besiegelt werden.

 

1. Relax: Konkrete Zielplanung hilft dabei

Erfolgsdruck, Unsicherheit und Aufregung – sie können das Gespräch mit dem Kunden unnötig erschweren. Viele junge Unternehmer und Selbstständige den psychischen Stress oft selbst. Sie möchten andere unbedingt von ihren guten Ideen und professionellen Leistungen überzeugen, doch vergessen sie dabei oft das Wesentliche: die Zielsetzung. Wer ohne Vorbereitung in ein Gespräch geht, steuert fast so verloren durch die Zeit, wie ein Kapitän auf einem Schiff ohne Ziel.

Informationsaustausch oder Vertragsunterschrift – Worum soll es im Gespräch gehen? Die Zielsetzung hilft, alle nötigen Unterlagen zusammenzustellen und sich einen Gesprächsleitfaden zurechtzulegen. Souveräne Vorbereitung ist ebenso wichtig wie das passende Outfit. Vor allem beim Gespräch mit Neukunden ist der erste Eindruck besonders wichtig. Unternehmer brauchen vielleicht einen weniger strengen Dresscode wie beim ersten Finanzierungsgespräch, sollten jedoch auf saubere und gut sitzende Kleidung achten.

 

2. Know your customer

Für die Vorbereitung auf das Gespräch ist nicht nur die Zieldefinition entscheidend. Wichtig sind auch Informationen zum Gesprächspartner selbst. Wer neue Aufträge finden möchte, sollte seine potenziellen Kunden bereits kennenlernen. Wichtige Informationen lassen sich schnell über die Website herausfinden, denn hier werden beispielsweise Unternehmensphilosophie, realisierte Projekte und Co. erfasst.

Ausgestattet mit den wichtigen Informationen zum Kunden, kann es souveräner in das Gespräch gehen. Vielleicht lassen sich auf der Website auch Informationen zu möglichen gemeinsamen Interessen finden. Auch sie können die Gesprächsführung erleichtern und das Eis brechen.

 

3. Nicht gleich von 0 auf 100: Small Talk zum Einstieg

Bei Gesprächen mit potentiellen Kunden geht es vor allem um die Schaffung einer Wohlfühlatmosphäre. Wer sofort nach der Begrüßung mit der Problembewältigung beginnt, verschreckt seine Gesprächspartner womöglich. Besser ist ein sanfter Einstieg, beispielsweise über Small Talk. Themen wie Urlaub, Wetter oder beispielsweise äußere Auffälligkeiten (z. B. Garten, Familie oder Haus) können schnell eine angenehme Gesprächsatmosphäre schaffen und erste Gemeinsamkeiten aufzeigen.

Allerdings sollte der Small Talk nicht von negativen Gedanken, wie beispielsweise Äußerungen zu politischen Einstellungen oder religiösen Ansichten geprägt sein. Wichtig ist auch eine kleine gedankliche Zeitbegrenzung für das lockere Gespräch. Experten empfehlen ca. fünf bis 10 Minuten, um sich dann den eigentlichen Zielen des Treffens zuzuwenden.

 

4. Fragende führen: Eine paar Fragen vorbereiten

Es gibt ein Sprichwort: Wer fragt, der führt. Das Gespräch sollte allerdings nicht aus einseitigen Dauerfragen bestehen, sondern aufmerksam und ausgewogen geführt werden. Statt sofort mit der eigenen Unternehmenspräsentation zu beginnen und die Leistungen hervorzuheben, heißt es erst einmal, tief Luft zu holen und zu warten. Der potentielle Kunde sollte Raum bekommen, um zu reden.

Interessiertes Zuhören ist ein wichtiger Schritt zur Vertrauensbildung und wird von den Gesprächspartnern (unbewusst) wahrgenommen. Zunächst gilt es, die Bedürfnisse des Kunden herauszufinden: Was sind die Wünsche, worin liegen die gegenwärtigen Probleme, was hat bisher noch nicht zu einem erfolgreichen Vertrag mit anderen potentiellen Partnern geführt? Mithilfe der W-Fragen kann das Gespräch zielsicher in die richtige Richtung gelenkt werden. Manchmal sind Kunden weniger in Plauderlaune und freuen sich deshalb über Initiative Fragen: was, wie, warum, welche, wann, wofür.

 

5. USP unterstreichen

Mit der richtigen Fragestellung wird schnell klar, wo die Probleme des Kunden liegen. Diese Informationen helfen, konkrete Vorschläge für ihre Bewältigung zu unterbreiten. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um die Lösungen mit den eigenen Serviceleistungen/Produkten zu präsentieren. Dabei geht es weniger um Daten zum Unternehmen, sondern vielmehr um echte Hilfe. Was ist der eigene USP, um den potentiellen Kunden wirklich den Mehrwert zu liefern und seine Probleme in den Griff zu bekommen? Je präziser die Antworten hierauf ausfallen, desto besser. Schließlich gilt es, sich von den Wettbewerbern abzuheben.

 

6. Körpersprache gezielt einsetzen

Neben dem Gesagten ist auch die Körpersprache für den Gesprächsverlauf wichtig. Haltung, Gestik und Mimik werden unterbewusst wahrgenommen und können ein behagliches oder unbehagliches Gefühl fördern. Gut eingesetzte Körpersprache unterstreicht die Glaubwürdigkeit und vermittelt zugleich Überzeugungskraft und Selbstbewusstsein.

Lächeln, Kopfnicken und ein leicht nach vorne geneigter Oberkörper signalisieren Interesse. Außerdem sollte der Augenkontakt zu potentiellen Kunden immer bestehen. Auch dies unterstreicht die Anteilnahme und gibt ein Gefühl von Verlässlichkeit. Allerdings sollten die Gesten nie zu übergriffig oder ausladend sein. Wer seinen potenziellen Kunden beim ersten Gespräch bereits die Hand tätschelt und gar nicht mehr mit dem Lächeln aufhören möchte, bewirkt das Gegenteil: Unsicherheit.

 

7. Einen würdigen Gesprächsabschluss gestalten

Alle Fragen wurden beantwortet und die Gesprächszeit ist vorbei. Bevor der Abschied erfolgt, sollten konkrete Handlungsanweisungen definiert werden. Für ein Informationsgespräch könnte das die Zusicherung über das Senden noch fehlender Informationen bedeuten. Im besten Fall wird gleich ein weiterer Gesprächstermin als Follow-up vereinbart.

Handelte es sich um ein Verkaufsgespräch, sollten die Handlungsanweisungen deutlich definierter sein: Terminabsprache, Ansprechpartner, austauschte Kontaktdaten, Fristsetzungen – all das sind wertvolle Hilfsmittel, um beim Kunden am Ball zu bleiben. Aber Vorsicht, denn die Handlungsanweisungen sollten ebenfalls niemals zu übergriffig sein. Das Prinzip, Kunden sprichwörtlich die Pistole auf die Brust zu setzen, ist hier fehl am Platz. Stattdessen kann die charmante und bestimmte offensive Gesprächsführung dabei helfen. „Ich schlage vor, dass…“ oder „Sind sie damit einverstanden, dass …“ sind gute Möglichkeiten, um die Zügel in die Hand zu nehmen und dem Kunden trotzdem das Gefühl von Mitbestimmung zu geben.