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Parallel zur Digitalisierung wurde eine Vielzahl an digitalen Lösungen für verschiedenste Problemstellungen entwickelt. Besonders im Rahmen des durch die Corona-Pandemie eingeführten Home Office ist die Nachfrage nach praktischen Tools, welche die Effizienz und Kommunikation auch online fördern können, drastisch gestiegen. Bei all der Auswahl gestaltet es sich für viele als besonders schwierig, eine Wahl zu treffen. Wonach Sie bei digitalen Tools Ausschau halten müssen und welche Tools besonders praktisch sind, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Digitale Tools sind Werkzeuge, welche per Laptop, Smartphone oder Tablet bedient werden und dank innovativer Lösungen Zeit und Aufwand sparen. Effektive digitale Tools führen zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und steigern die Innovation, Kommunikation und Transparenz innerhalb eines Unternehmens. Digitale Lösungen bringen viele Vorteile, doch um die richtigen zu finden, muss man konkrete Anforderungen stellen.
Anforderungen an digitale Tools zur Effizienzsteigerung
Damit digitale Tools die Effizienz am Arbeitsplatz fördern, ist es notwendig, dass sie die folgenden Anforderungen erfüllen. Zuallererst ist es besonders wichtig, dass digitale Lösungen Arbeitsprozesse vereinfachen. Wenn eine Software schwierig zum Einrichten ist und mehr Zeit raubt als sie sparen sollte, fördert das Tool nicht die Effizienz, sondern ist eine Zeitverschwendung. Neben der einfachen Bedienbarkeit muss die Anzeige der Software übersichtlich, einfach zu verstehen und im besten Fall sogar individuell anpassbar sein. Die Personalisierbarkeit eines Tools erlaubt es Unternehmen ihre Arbeitsprozesse ideal abzubilden, passende Farbmarkierungen zuzuweisen und firmeninterne Bezeichnungen zu bestimmen. Je nachdem, wie das Tool eingesetzt werden soll, ist es auch lohnenswert Ausschau nach Tools zu halten, mit welchen man auch gut in Teams zusammenarbeiten kann.
Die besten digitalen Tools für Unternehmen
Je nachdem welche Problemstellungen Sie lösen wollen, sind unterschiedliche Tools für Sie geeignet. Möchten Sie die Qualität Ihrer Zeiterfassung, Planung, Kommunikation oder doch Ihr Projektmanagement verbessern? Es gibt für alles eine Lösung am Markt, die nur darauf wartet von Ihnen gefunden zu werden. Das Potenzial einer digitalen Transformation sollte von alle Geschäftsführern erkannt und dementsprechend genutzt werden.
Zeiterfassung und Projektmanagement
Viele Unternehmen möchten ihre Arbeitszeiten auswerten, haben aber nicht die dafür benötigten Daten. Mit der Arbeits- und Projektzeiterfassung von TimeTrack können Mitarbeiter mit nur einem Klick ihre Arbeits- bzw. Projektzeit aufzeichnen. Diese werden daraufhin automatisch als Stundenzettel zur Verfügung gestellt und in Form eines Berichts zusammengefasst. Außerdem können Sie in TimeTrack Ihre Projekte einfach verfolgen und somit stets den Überblick über den Soll- und Ist-Aufwand behalten. Aufgrund der zahlreichen Vorteile sind bereits viele Unternehmen von der altmodischen und übersichtlichen Zeiterfassung mit Excel auf eine Zeiterfassungssoftware umgestiegen.
Task Management
Bei vielen verschiedenen Aufgaben und Prioritäten wird selbst die übersichtlichste To-Do-Liste ineffektiv. Task Management Programme wie Notion oder Trello haben sich hierbei als die besten Lösungen bewährt. Wobei Sie auch nur für Einzelpersonen funktionieren, sind sie besonders bei der Arbeit in kleinen bis mittleren Teams sinnvoll. Hierbei erstellt jedes Teammitglied ein Kärtchen für eine Aufgabe; dabei können Zuständige, Status und Notizen angegeben und Dokumente hochgeladen werden. Sobald eine Aufgabe erledigt wurde, kann sie als abgeschlossen markiert werden.
Wobei Trello und Notion beides sehr gute Tools zum Task Management sind, kann es bei vielen Aufgaben bzw. Kärtchen schnell unübersichtlich werden. Notion bietet hierfür erweiterte Funktionen wie die zukunftsorientierte Planung von Aufgaben in einer Kalenderansicht an.
Planung
Ob in der Bildung, in Unternehmen oder zum privaten Gebrauch: Planung mit den richtigen Werkzeugen trägt maßgeblich zur Prozessoptimierung und einwandfreien Zusammenarbeit bei. Besonders bei Informationschaos bewähren sich digitale Lösungen als die ideale Lösung zur Gestaltung eines übersichtlichen Plans. Softwares wie TimeTrack ermöglichen es Lehrkräfte zum Unterricht in der Schule, Bauarbeiter auf der Baustelle oder Support-Mitarbeiter im Büro richtig einzuplanen. Neben der Dienstplanung ist es außerdem wichtig die Einsatzmöglichkeiten der Mitarbeiter in Form einer Aufgabenplanung zu überblicken.
Dokumente erstellen und teilen
Tools wie GoogleDocs, ExcelSheets und die Dropbox sind heutzutage schon Klassiker und ermöglichen es Teams einwandfrei miteinander zu arbeiten. Teammitglieder können jederzeit und von überall aus Zugriff auf die online verfügbaren Dokumente haben. Der Einsatz von Online-Dokumenten vereinfacht die Kommunikation untereinander, indem man digital Kommentare hinterlassen kann, und fördert die Effizienz und Transparenz in Unternehmen.
Kommunikation
Besonders zu Zeiten des Lockdowns haben sich Skype, Zoom, GoogleMeet uvm. im Bildungsbereich aber auch im Büro zur Kommunikation etabliert. Die Digitalisierung der Kommunikation erlaubt es Wissen und Feedback viel einfacher weiterzugeben, als es jemals zuvor möglich war. In Unternehmen haben sich vor allem Programme wie Slack etabliert, in welchen man in Gruppenchats kommunizieren und Dokumente hochladen kann. Neben der verbesserten Kommunikation durch Tools, fördert der digitale Wandel das bessere Kennenlernen Ihrer Kunden.
Fazit
Digitale Tools werden häufig als Assistent bei der Arbeit eingesetzt. Sie sollten unbedingt benutzerfreundlich, personalisierbar und auf verschiedenen Geräten nutzbar sein, damit der Sinn und Zweck auch wirklich erfüllt wird. Bevor Sie sich auf die Suche nach einem digitalen Tool begeben, wird empfohlen, dass Sie klare Anforderungen definieren, um umso weniger Zeit zu verschwenden.
Informationen zur Gastautorin
Sara Loncarevic ist Kommunikationsexpertin und befasst sich intensiv mit Methoden zum erfolgreichen Zeitmanagement. TimeTrack ist eine intuitive und moderne Software zur Zeiterfassung, welche Unternehmen bei ihren Arbeitsprozessen unterstützt. Die einfach zu bedienenden Funktionen sind vielfältig personalisierbar und sparen Benutzern tagtäglich Zeit.