Bildquelle: https://unsplash.com/photos/BwuSwCGr-wk
Beim Gründen einer Firma muss an vieles gedacht werden. Neben finanziellen und organisatorischen Fragen sind verschiedene Details zu klären und Entscheidungen zu fällen. Dabei geht es auch um die Organisation von Dienstreisen.
Wofür darf ein Dienstfahrzeug genutzt werden?
Durch Geschäftsreisen sollen geschäftliche Beziehungen gefördert und Kontakte zu potenziellen Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten aufgebaut werden. Bei Dienstreisen ist jedoch mit entsprechenden Kosten zu rechnen. Dabei entfällt fast die Hälfte der Kosten auf die An- und Abreise zum Zielort etwa mit dem Flugzeug, der Bahn, dem Firmenfahrzeug oder einem Mietwagen. Nicht jedes Unternehmen verfügt über einen Firmenwagen. Ob sich der Aufbau eines Fuhrparks lohnt, ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Ein Dienstwagen kann in jedem Fall für Geschäftsreisen sowie für andere betriebliche Termine genutzt werden. Darüber hinaus hat das Dienstfahrzeug oft eine repräsentative Funktion. Allerdings sollte darauf geachtet werden, dass ein Dienstwagen und dessen Ausstattung zum Einsatzzweck sowie zum wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens passen. Als Handwerker sollte man daher nicht mit einem exklusiven Sportwagen beim Kunden vorfahren. Bei Dienstreisen, die mit dem Firmen-Pkw durchgeführt werden, sind sowohl steuerliche als auch versicherungstechnische und organisatorische Aspekte zu berücksichtigen. Bei einer Panne oder einem Unfall unterwegs müssen das Fahrzeug, der am Steuer sitzende Mitarbeiter sowie mögliche Mitfahrer abgesichert sein. Außerdem sollte man bei einer Geschäftsreise mit dem Firmenfahrzeug wissen, wie man bei Bedarf einen Abschleppdienst erreichen kann. Dieser sollte nicht nur das beschädigte Fahrzeug in die Fachwerkstatt schleppen, sondern auch direkt mit der Autoversicherung abrechnen. Ein professioneller Abschleppdienst ist rund um die Uhr erreichbar und liefert auch einen Leihwagen zum Unfallort, sodass unnötige Wartezeiten vermieden und geschäftliche Termine eingehalten werden können. Ein Firmenwagen dient normalerweise ausschließlich für Fahrten im Auftrag des Unternehmens. Eine private Nutzung ist ausgeschlossen und muss, falls nötig zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer gesondert vereinbart werden.
Ist eine Privatnutzung des Dienstwagens möglich?
Bei entsprechender Vereinbarung kann ein Dienstfahrzeug zumindest anteilig privat genutzt werden. Fahrten im Rahmen eines Nebenjobs sind jedoch grundsätzlich von dieser Regelung ausgenommen. Wer mit dem Firmenauto andere, nicht genehmigte Fahrten unternimmt, handelt widerrechtlich und kann abgemahnt werden. Im schlimmsten Fall droht sogar die Kündigung. Die Privatnutzung eines Firmenautos sollte im Arbeitsvertrag oder in einem Zusatzvertrag schriftlich geregelt werden, um die Vereinbarung auch vor dem Fiskus zu belegen. Wenn ein solches Dokument fehlt, geht das Finanzamt möglicherweise von einer privaten Nutzung aus, sodass Steuern anfallen. Der Firmenwagen zählt bei Freiberuflern ohnehin zum steuerlichen Betriebsvermögen, sofern eine dienstliche Nutzung nachweisbar ist. In vielen Branchen wird ein Dienstauto als Statussymbol betrachtet. Je exklusiver das Fahrzeug, desto höher ist das Ansehen des Mitarbeiters. Häufig werden Fahrzeuge von Edel-Marken angeschafft, um beim Kunden Eindruck zu machen. Das Prestige teurer Modelle färbt auch auf das Unternehmen und den Mitarbeiter ab. In bestimmten beruflichen Positionen gilt das Dienstauto als eine der beliebtesten Zusatzleistungen. Allerdings sollten im Zusammenhang mit einem Firmenwagen zunächst einige Fragen geklärt werden. So ist es wichtig festzulegen, wer überhaupt berechtigt ist, ein Firmenfahrzeug zu fahren. Beim Aufbau eines Firmen-Fuhrparks empfiehlt es sich darauf zu achten, dass die Fahrzeugmarke zum Image, dass das Unternehmen vermitteln möchte, passt. Die Kosten für das Dienstfahrzeug sind daher nicht das einzige Kriterium. Aufgrund des gestiegenen Umweltbewusstseins wird bei Fahrzeugen nicht nur auf den Kraftstoffverbrauch, sondern auch auf die CO2-Werte geachtet. Es wird deshalb davon ausgegangen, dass in naher Zukunft mehr Elektrofahrzeuge als Firmenautos auf Österreichs Straßen unterwegs sind. Bereits jetzt gibt es Bestrebungen, das E-Auto laden noch einfacher zu machen. Bei Dienstreisen mit dem Auto ist ein Fahrtenbuch zu führen. Dieses sollte bei jeder Geschäftsreise zeitnah geführt werden und alle notwendigen Angaben je Einzelfahrt enthalten.