IT als Engpass bei KMU 
Teil 3: Mobilität der Mitarbeiter – Auswirkung auf die IT von KMU

Wie können KMU den Anforderungen der modernen Arbeitswelt gerecht werden?
Ein Blick auf Desktop- und Cloud-basierte Dokumentenlösungen.

Daten-Illu-FF31024x768Um die Mobilität der MitarbeiterInnen zu erhalten oder zu fördern, müssen KMU die Voraussetzungen kennen. Private Endgeräte gehören heute zum Arbeitsalltag vieler MitarbeiterInnen. Die Integration mobiler Endgeräte ergeben Herausforderungen für die IT. Eingesetzt werden mobile Endgeräte für den Zugriff auf Firmennetzwerke und die Übermittlung und Speicherung von Unternehmensdokumenten. Apps stehen bei KMU zwar hoch im Kurs, gehören aber zu den Sorgenkindern der IT-Sicherheit.

Des Einen Freud, des Anderen Leid…

Produktivitätssteigernde Produkte, die eine Arbeitserleichterung bieten und in eine flexible und mobile Welt eingebunden werden, sind bei MitarbeiterInnen beliebt. Problemlösung, die über das interne IT-Angebot nicht sofort möglich ist, wird online oder mit Apps versucht. Innerhalb von Minuten sind Lösungsansätze gefunden und Probleme behoben. Die Probleme der IT-Abteilung beginnen jedoch erst.

Ein Außendienstmitarbeiter spart sich mit seinem iPad viel Zeit, kann mehr Geschäfte abschließen und die Kundenzufriedenheit erhöhen, wenn er schnellen Zugang zu Daten hat. Wichtige Unterlagen speichert er z.B. in einem privaten Cloud-Ordner. Mitarbeiterbedürfnisse werden erfüllt, ohne auf eine Genehmigung warten zu müssen.

Aus IT-Sicht ist es sicherer, solche Schnelllösungen zu unterbinden. Nimmt man den MitarbeiterInnen die Möglichkeit schneller und flexibler zu arbeiten, kann es zu Unzufriedenheit kommen. Der Zugang zu SaaS- Lösungen (Software as a Service) unterstützt die Mobilität. Die Kombination aus traditioneller, standortgebundener Software und Cloud- Diensten von Drittanbietern wird auch in Zukunft den Unternehmensalltag bestimmen.

Effiziente Lösungen, die den Bedürfnissen der MitarbeiterInnen entgegenkommen:

  • Leistungsstarke und nahtlose Integration von Apps mit traditioneller, standortgebundener Software.
  • Ausführung rechenintensiver Aufgaben auf dem Desktop bei gleichzeitiger Nutzung wichtiger Funktionen auf mobilen Endgeräten.
  • Mehrere Apps gleichzeitig ausführen, zwischen ihnen wechseln und App-übergreifende Funktionen (Kopieren und Einfügen) ausführen.
  • Hohe Anwenderfreundlichkeit auf allen Geräten und für alle 
Betriebssysteme.
  • Synchronisierung von Dokumenten über die Cloud, unter Einhaltung 
der Sicherheitsstandards des Unternehmens.
  • Nutzung mehrerer Endgeräte und Unterstützung der IT zur 
Minimierung von Sicherheitsrisiken und Datenverlusten.
  • Derzeit verfügbare Funktionalität nutzen, ohne von auferlegten 
Standards der IT-Abteilung eingeschränkt zu werden.

Hybride IT-Lösungen sind schwer zu verwalten

Angesichts der Anforderungen bietet sich die Einführung eines hybriden Modells an. Einer Kombination aus traditioneller, standortgebundener Software und Cloud-Diensten von Drittanbietern. Diese Lösung wird immer stärker umgesetzt. Die Integration ist jedoch schwierig:

  • Die Bereitstellung und Lizenzierung der Software.
  • Tools für Desktop-Applikationen (SCCM und Active Directory) sind 
für SaaS-Lösungen meist nicht geeignet.
  • Cloud-Dienste verlangen nach einem größeren Verwaltungsaufwand.
  • Die Erfüllung von Sicherheitsanforderungen wird erschwert, einige 
Bereiche entziehen sich der Kontrolle der IT.
  • Cloud-Dienste sollten als Desktop-Version erhältlich sein, um mit 
vertrauten und bewährten Tools verwalten werden zu können.

Warum nicht komplett auf Cloud-Dienste umsteigen?

Die Schwierigkeiten bei der parallelen Verwaltung von SaaS- und Desktop- Applikationen, sowie die Vorteile der Cloud für die MitarbeiterInnen, legen einen vollständigen Umstieg auf Cloud-Dienste nahe. 
Auch wenn SaaS-Lösungen die benötigte Funktionalität abdecken, werden sie den Standards einer Unternehmens-IT nicht gerecht. Die Bereitstellung benötigter Tools und das Schützen der KMU vor Sicherheitsverletzungen und Ausfällen, sind Aufgabe der IT. 
Ein vollständiger Umstieg auf die Cloud ist deshalb problematisch:

  • Durch fehlende zentrale Verwaltung der Cloud sind KMU dem Risiko 
der Missachtung gesetzlicher Auflagen ausgesetzt.
  • Die Nichteinhaltung von Richtlinien zum Datenschutz kann die 
Wettbewerbsfähigkeit gefährden. Durch mobile Endgeräte gelangen 
vertrauliche Informationen leicht jenseits der Firewall.
  • Backups und Wiederherstellungen nach einem Systemabsturz 
müssen in der Verantwortung der IT-Abteilung bleiben.
  • Die IT-Abteilung muss über Updates informiert sein und zu früheren 
Versionen zurückkehren können.
  • Cloud-Lösungen sollten gezielt auf Nutzerbedürfnisse zugeschnitten 
sein, nicht nur auf Unternehmensanforderungen.

Cloud-basierte Apps überfluten den Markt, da sie relativ einfach zu entwickeln und bereitzustellen sind. Das Prüfen der Angebote auf Sicherheitsaspekte ist sehr zeitintensiv, meist fehlen Erfahrungen und Rezessionen. Vielversprechende von kurzlebigen Lösungen zu unterscheiden, ist schwierig.

 

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Quelle:

wwwimages.adobe.com/content/dam/Adobe/de/products/acrobat/a xi/pdfs/acrobat-reader-security-enterprise-mobility-wp-d.pdf

 

Author: Maria Prugger

Das Schreiben für unternehmerweb.at ist für mich aus mehreren Gründen perfekt. Ich habe die Möglichkeit neben dem Erstellen meiner Masterarbeit zu schreiben, es ermöglicht mir meine Flexibilität beizubehalten und mich mit immer neuen Themen auseinander zu setzen. Ich hoffe, dass ich meine Leidenschaft für Nachhaltigkeit und IKT an andere weitergeben kann.

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