E-MAIL im Unternehmensumfeld

© 3D-Rendering: www.corporate-interaction.com

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Jeder kennt sie, viele nutzen sie, aber nur wenige wissen wirklich über Emails (electronic mail) Bescheid.
Laut Eurostat lag der Anteil der E-Mail-NutzerInnen in Österreich im Jahr 2015 bei 75%. Für die Zukunft wird trotz großer Konkurrenz kein Rückgang der Email-Kommunikation prognostiziert. Ganz im Gegenteil! Von heute (215 Mrd.) bis 2020 soll die Anzahl der weltweit täglich übermittelten Emails auf ca. 260 Milliarden ansteigen. Grund genug, um sich mit der Thematik im Unternehmensumfeld zu befassen.

E-Mail-System

Die elektronische Post, auch E-Mail genannt ist ein personenbezogenes Kommunikationssystem. In den elektronischen Nachrichten können Texte mit Anhang (Bilder, Dokumente, Videos usw.) versendet werden. Damit die Übermittlung funktioniert, wird ein Email-System benötigt. KommunikationsteilnehmerInnen brauchen einen E-Mail-Account mit eigener E-Mail-Adresse. Erhalten Email- NutzerInnen eine Nachricht über das System, wird diese vom Mail-Klienten entgegen genommen und zur Ansicht bereitgestellt. Mit der entsprechenden Zugriffsberechtigung können die Emails abgerufen, geändert, gelöscht oder weitergeleitet werden, auch die Attachments (Anhänge) können gespeichert werden. Emails werden vom Sender über Mail Transfer Agents (MTA – Zwischenrechner) zum Zielrechner übermittelt. Zum Senden wird ein Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) genutzt. Beim Empfangen hat man zwei Möglichkeiten zur Auswahl: Es wird zwischen dem
1. PostOfficeProtocol(POP)oderdem
2. InternetMessageAccessProtocol(IMAP)unterschieden.
Die beiden Protokolle stellen Regeln für den Austausch von elektronischen Nachrichten zwischen zwei Rechnern auf.

E-Mail-Klient

Ein E-Mail-Klient ist ein Programm, mit dem elektronische Post bearbeitet werden kann (Beispiele: Microsoft Outlook, Thunderbird oder Pegasus Mail). Die gängigen E-Mail-Klienten können sowohl POP- als auch als IMAP-Klient konfiguriert werden.
SMTP
SMTP ist das Standard-Protokoll für den Versand von E-Mails über das Internet.
POP
Das POP Kommunikationsprotokoll war eines der ersten Internetprotokolle und ist einem Postamt, in dem Briefe gelagert werden, nachempfunden. POP wurde 1984 eingeführt und liegt aktuell in der dritten Version vor (POP3).
Das POP-Protokoll holt Emails von einem Posteingangsserver (POP-Server) ab. Die Kommunikation erfolgt zwischen einem Email-Klienten und einem Email-Server (Posteingangsserver). Eintreffende Nachrichten werden im Postfach am „Postamt“ zwischengelagert bis sie abgeholt werden (Postamt = POP-Mail-Server, Postfach = Mailbox und der Vorgang wie Briefe gelesen, archiviert usw. werden = Mail- Programm/POP-Mail-Klient).
Der POP-Mail-Klient holt die Emails vom POP-Mail-Server. Dafür wählt sich der Klient auf dem Server mit Benutzernamen und Passwort ein, holt die Emails auf den lokalen PC und löscht die Emails vom Server. Im Anschluss können Sie die Emails auf Ihrem lokalen Rechner bearbeiten, in Ihrer Ordnerstruktur archivieren oder Antworten senden und Emails weiterleiten. POP sieht das Prinzip der Offline- Verarbeitung von Emails vor. Diese lokale Vorgehensweise hat einen Nachteil: Sie können nicht auf mehreren Rechnern, Smartphones oder Tablets arbeiten. Wenn die Nachricht einmal vom Server geladen wird, ist sie für alle anderen Endgeräte verloren. Sie müssen sich also entscheiden, auf welchem lokalen Rechner Sie Ihre Emails abrufen.

IMAP

Den Nachteil der POP-Emails gibt es mit IMAP nicht. Hier arbeiten Sie zentral am Server. IMAP kann z.B. die Kopfzeilen einer Nachricht mit Sender, Betreff und Empfänger im Mailprogramm anzeigen, ohne die gesamte Nachricht auf den Klienten zu laden. Mit IMAP werden Emails und deren Ordner mit dem Email-Server synchronisiert. Das bedeutet, dass Sie von jedem IMAP-Klienten aus auf die Ordner zugreifen können. Verschieben Sie eine E-Mail am Klienten in einen Unterordner, wird die Email auch auf dem Email-Server verschoben. Verschwindet ein Endgerät oder wird es kaputt, richten Sie einfach einen Klienten am neuen Gerät ein und Sie haben wieder Zugriff auf all Ihre Emails.
Auch bei IMAP werden Adressbücher lokal verwaltet. Wie bei POP bleibt die
Verwaltung der Adressbücher Aufgabe des Mail-Klienten.

Exchange

Beim Abrufen von Emails über das Exchange Protokoll RPC (Remote Procedure Call) werden alle Informationen in Ihrem E-Mail-Klienten synchronisiert. Ja, auch Kalender und Kontakte und sogar Berechtigungen und Freigaben sind möglich.
Welches Protokoll verwenden Sie?
Quellen:
http://de.statista.com/statistik/daten/studie/240154/umfrage/nutzung-von-e-mail-in-europa-nach-laendern/
http://de.statista.com/statistik/daten/studie/247225/umfrage/schaetzung-zur-zahl-der-taeglich-verschickten-e-mails/
http://www.itwissen.info/definition/lexikon/electronic-mail-E-mail-Elektronische-Post.html
http://www.elektronik-kompendium.de/sites/net/0903091.htm
https://www.ithelps.at/unterschied-pop3-imap-und-exchange

Author: Maria Prugger

Das Schreiben für unternehmerweb.at ist für mich aus mehreren Gründen perfekt. Ich habe die Möglichkeit neben dem Erstellen meiner Masterarbeit zu schreiben, es ermöglicht mir meine Flexibilität beizubehalten und mich mit immer neuen Themen auseinander zu setzen. Ich hoffe, dass ich meine Leidenschaft für Nachhaltigkeit und IKT an andere weitergeben kann.

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